Gestione delle crisi: il ruolo delle Risorse Umane nella continuità operativa nell'industria farmaceutica

Abbiamo assistito a una crisi di portata globale abbastanza di recente: la pandemia di COVID-19. Il virus COVID-19 ha infettato e ucciso migliaia di persone, i mercati azionari globali sono crollati, tutte le imprese sono state colpite e molte aziende cercavano semplicemente di sopravvivere. 

Tutte le aziende hanno dovuto sviluppare strategie per sopravvivere a questa crisi, e i professionisti delle risorse umane (HR) hanno svolto un ruolo cruciale nella gestione della crisi. Questo articolo esplora perché i professionisti HR sono essenziali nella gestione delle crisi nel settore farmaceutico, come possono prepararsi per una crisi e le strategie che possono essere attuate nell’industria farmaceutica per gestire una crisi.

Ma prima di cominciare, affrontiamo una domanda importante:

Che cos’è la gestione delle crisi?

La gestione delle crisi è il modo in cui un’azienda affronta eventi imprevisti e dirompenti che possono danneggiare l’azienda, i suoi stakeholder o il pubblico. Le crisi includono catastrofi naturali, guasti tecnologici, cali finanziari, e altro ancora. La gestione delle crisi aiuta le aziende a garantire la sicurezza e il benessere dei loro dipendenti e clienti. Aiuta inoltre a ridurre il rischio di interruzioni operative e le perdite finanziarie e di reputazione. Aziende grandi, medie e piccole devono sviluppare strategie di gestione delle crisi, che sono essenzialmente compito delle HR.

Qual è l’importanza delle HR nella gestione delle crisi nel settore farmaceutico? Qual è il ruolo delle HR nel garantire la continuità aziendale durante le crisi?

Il ruolo delle HR nella continuità aziendale e nella gestione delle crisi è piuttosto significativo perché le aziende farmaceutiche devono seguire rigorosi requisiti normativi e mantenere catene di fornitura complesse. Le HR possono contribuire alla gestione delle crisi nei seguenti modi:

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Gestione della comunicazione

Le HR garantiscono una comunicazione chiara e coerente tra i diversi livelli dell’organizzazione. Informano sugli aggiornamenti della crisi e sui cambiamenti dei protocolli di lavoro. Inoltre, le HR sovrintendono allo sviluppo e all’implementazione di nuove politiche per affrontare le crisi. Le HR devono anche collaborare con i team di pubbliche relazioni (PR) che gestiscono gli stakeholder esterni (clienti, media, pazienti e volontari delle sperimentazioni cliniche).

Conformità e obblighi legali

Le HR assicurano che tutte le decisioni relative ai dipendenti siano conformi alle leggi sul lavoro e alle normative specifiche del settore. Le HR devono anche mantenere registrazioni accurate di queste decisioni per garantire una documentazione adeguata a cui fare riferimento in caso di sfide future.

Gestione della forza lavoro

Le HR creano e implementano piani di continuità aziendale, ad es. creando turnazioni, implementando cambiamenti nei programmi di produzione e migrando al lavoro remoto. Le HR gestiscono anche i livelli di personale reclutando o riallocando lavoratori o adeguando gli orari di lavoro.

Supporto ai dipendenti

Le HR forniscono risorse ai dipendenti per aiutarli a far fronte allo stress durante la crisi. Queste risorse includono servizi di consulenza, programmi di benessere, ecc. Le HR inoltre garantiscono che tutti i protocolli di salute e sicurezza siano seguiti, come dispositivi DPI, controlli in sede, formazione sulla crisi, protocolli di emergenza e protocolli di evacuazione. 

Pianificazione della ripresa

I dipartimenti HR devono condurre revisioni post-crisi e sviluppare piani di recupero per ripristinare le operazioni normali. Questo processo generalmente include la raccolta di feedback, l’implementazione delle lezioni apprese, lo sviluppo di futuri piani di gestione delle crisi, e aiutare i dipendenti a transitare nelle operazioni post-crisi.

Come ci si prepara alle crisi nell’industria farmaceutica? Strategie di gestione delle crisi nel settore farmaceutico

Condurre l’identificazione e la valutazione dei rischi.

I professionisti HR o gli analisti di valutazione del rischio dovrebbero identificare una potenziale crisi specifica per l’azienda o il settore, come interruzioni della catena di approvvigionamento, problemi normativi e violazioni dei dati. Successivamente, dovrebbero valutare la probabilità e l’impatto potenziale della crisi sull’azienda. L’attenzione dovrebbe essere rivolta alle crisi ad alto impatto che possono interrompere le operazioni, causare perdite di prodotto o diminuire l’immagine del marchio.

Sviluppare un piano di gestione delle crisi.

Attraverso un’analisi approfondita, le HR possono identificare i rischi e gli scenari. Dovrebbero essere adottati piani appropriati per gestire i singoli scenari. Ad esempio, dovrebbero essere sviluppati piani di comunicazione per determinare come gestire la comunicazione interna ed esterna. Inoltre, dovrebbe essere stabilito un quadro decisionale. Una team di gestione delle crisi con rappresentanti di tutti i reparti può anche essere assegnato ruoli.

Condurre formazione ed esercitazioni.

Una volta stabilito un piano di gestione delle crisi, le Risorse Umane dovrebbero creare calendari di formazione per tali piani. Tutti i dipendenti dovrebbero conoscere i propri ruoli durante una crisi. Le Risorse Umane dovrebbero inoltre raccogliere feedback dopo ogni sessione di formazione o esercitazione per identificare eventuali problemi nei piani attuali. Il feedback dei partecipanti può aiutare a individuare le lacune nel piano, che potranno quindi essere affrontate.

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Eseguire la pianificazione della continuità operativa.

Un piano di continuità operativa dovrebbe evidenziare come l'azienda possa ripristinare tutte le operazioni primarie e critiche durante una crisi. Questo piano dovrebbe delineare strategie di lavoro remoto e possibili turnazioni che possono essere attuate immediatamente.

Progettare una strategia di comunicazione per la crisi.

Le Risorse Umane dovrebbero sovrintendere a una strategia di comunicazione per la crisi. Ciò include la creazione di modelli di messaggi che possono essere utilizzati per comunicare informazioni relative alla crisi a tutti i dipendenti. Le Risorse Umane dovrebbero identificare domande, quesiti o problemi critici che i dipendenti potrebbero avere e sviluppare modelli di comunicazione che li affrontino. Questo garantisce una risposta rapida dell'azienda.

Concentrarsi sulla fornitura di risorse.

Un altro ruolo primario delle Risorse Umane nella gestione delle crisi è il benessere e il supporto dei dipendenti. I dipendenti si rivolgono spesso alle Risorse Umane per affrontare le loro preoccupazioni relative alla salute mentale dovute alla pressione o allo stress causati da una crisi. In tali scenari, le Risorse Umane dovrebbero essere in grado di fornire supporto e risorse. Ad esempio, dovrebbero essere previsti giorni per il benessere e servizi di consulenza. Le Risorse Umane dovrebbero avere protocolli ben definiti su come affrontare il benessere dei dipendenti. Se necessario, le Risorse Umane dovrebbero anche offrire modalità di lavoro flessibili per le quali è necessaria una preparazione.

Affrontare il coinvolgimento e il morale dei dipendenti.

Le Risorse Umane dovrebbero contattare i dipendenti durante una crisi per valutare il loro coinvolgimento e morale. Dovrebbero riconoscere e sostenere i dipendenti che necessitano di aiuto e coloro che vanno oltre per aiutare gli altri o l'azienda durante una crisi. Questo riconoscimento e i successivi provvedimenti possono incoraggiare una risposta positiva e aumentare il morale dei dipendenti.

Concludendo questa discussione, sottolineo che le aziende farmaceutiche sono particolarmente vulnerabili alle crisi perché devono rispettare severe normative, gestire vari stakeholder e coordinare catene di approvvigionamento complesse su più regioni. 

Di conseguenza, la gestione delle crisi è un aspetto cruciale di qualsiasi azienda farmaceutica. I professionisti delle Risorse Umane sono i primi a intervenire in qualsiasi azienda in caso di crisi. Essi sono incaricati di sviluppare e implementare piani e processi di gestione delle crisi appropriati e di collaborare con gli stakeholder interni ed esterni. Un buon piano di gestione delle crisi può ridurre l'impatto a lungo termine di una crisi e garantire la continuità operativa. Come evidenziato in questo articolo, le strategie di gestione delle crisi sono relativamente semplici ma dovrebbero essere attuate precocemente per assicurare il successo.

Domande frequenti

1. Perché la gestione efficace delle crisi è importante?

La gestione efficace delle crisi da parte delle Risorse Umane è importante perché previene l'interruzione delle operazioni quotidiane, mantiene il morale dei dipendenti, assicura la continuità operativa e riduce le ripercussioni legali e finanziarie.

2. Come può prepararsi in anticipo l'HR per una crisi?

I professionisti o i dipartimenti delle Risorse Umane possono prepararsi a una crisi conducendo valutazioni, sviluppando piani di risposta e formando i dipendenti sui piani di crisi. Questi dovrebbero essere implementati per fasi per garantire che tutti gli stakeholder e i dipendenti siano pronti a gestire una crisi.

3. Quali sono gli svantaggi di trascurare la gestione delle crisi?

Una cattiva gestione delle crisi può avere gravi effetti a breve e lungo termine sull'azienda. Ad esempio, può causare interruzioni nelle operazioni quotidiane, che possono ridurre la produttività e la capacità produttiva, diminuendo così le vendite o la qualità del prodotto, il che porta a conseguenze a lungo termine come la perdita di capitalizzazione di mercato e di reputazione del marchio.