Krisenmanagement: Die Rolle der Personalabteilung bei der Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität in der Pharmaindustrie

Vor Kurzem haben wir eine Krise von globalem Ausmaß erlebt: die COVID-19-Pandemie. Das COVID-19-Virus hatte Tausende infiziert und getötet, die globalen Aktienmärkte waren gefallen, alle Unternehmen waren betroffen, und viele Firmen versuchten einfach nur zu überleben. 

Alle Unternehmen mussten Strategien entwickeln, um diese Krise zu überstehen, und Personalressourcen (HR) spielten eine entscheidende Rolle im Krisenmanagement. Dieser Artikel untersucht, warum HR-Fachkräfte im pharmazeutischen Krisenmanagement unverzichtbar sind, wie sie sich auf eine Krise vorbereiten können und welche Strategien in der Pharmaindustrie umgesetzt werden können, um eine Krise zu bewältigen.

Aber bevor wir beginnen, beantworten wir eine wichtige Frage:

Was ist Krisenmanagement?

Krisenmanagement beschreibt, wie ein Unternehmen mit unerwarteten und störenden Ereignissen umgeht, die dem Unternehmen, seinen Interessengruppen oder der Öffentlichkeit schaden können. Zu Krisen gehören Naturkatastrophen, technologische Ausfälle, wirtschaftliche Abschwünge, und mehr. Krisenmanagement hilft Unternehmen, die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten. Es reduziert außerdem das Risiko von Betriebsunterbrechungen sowie finanziellen und reputationsbezogenen Verlusten. Große, mittlere und kleine Unternehmen müssen Krisenmanagementstrategien entwickeln, was im Wesentlichen Aufgabe der HR ist.

Welche Bedeutung hat HR im pharmazeutischen Krisenmanagement? Welche Rolle spielt HR bei der Sicherstellung der Geschäftskontinuität während Krisen?

Die Rolle der HR in der Geschäftskontinuität und dem Krisenmanagement ist recht bedeutend, da Pharmaunternehmen strengsten regulatorischen Vorgaben folgen müssen und komplexe Lieferketten unterhalten. HR kann zum Krisenmanagement auf folgende Weise beitragen:

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Kommunikationsmanagement

HR sorgt für klare und konsistente Kommunikation zwischen den verschiedenen Ebenen der Organisation. Sie informiert über Krisenaktualisierungen und Änderungen der Arbeitsprotokolle. Darüber hinaus überwacht HR die Entwicklung und Umsetzung neuer Richtlinien zur Bewältigung von Krisen. HR muss außerdem mit öffentlichkeitsarbeits- (PR) teams zusammenarbeiten, die externe Interessengruppen (Kunden, Medien, Patienten und Studienteilnehmer/klinische Prüfpersonen) betreuen.

Compliance und rechtliche Verpflichtungen

HR stellt sicher, dass alle mitarbeiterbezogenen Entscheidungen den Arbeitsgesetzen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen. HR muss auch genaue Aufzeichnungen über diese Entscheidungen führen, um im Falle zukünftiger Herausforderungen auf entsprechende Dokumentationen zurückgreifen zu können.

Personalmanagement

HR erstellt und implementiert Pläne zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität, z. B. durch Erstellung von Schichtplänen, Anpassung von Produktionsabläufen und Umstellung auf Remote-Arbeit. HR verwaltet außerdem die Personalstärke, indem Mitarbeitende rekrutiert oder umverteilt sowie Arbeitszeiten angepasst werden.

Mitarbeiterunterstützung

HR stellt Ressourcen für Mitarbeitende bereit, damit diese während der Krise mit Stress umgehen können. Zu diesen Ressourcen gehören Beratungsleistungen, Gesundheitsprogramme usw. HR sorgt zudem dafür, dass alle Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle eingehalten werden, wie z. B. PSA, Vor-Ort-Kontrollen, Krisentrainings, Notfallprotokolle und Evakuierungsprotokolle. 

Wiederherstellungsplanung

HR-Abteilungen müssen Nach-Krisen-Analysen durchführen und Wiederherstellungspläne entwickeln, um den normalen Betrieb wiederherzustellen. Dieser Prozess umfasst in der Regel das Sammeln von Feedback, die Umsetzung von Lessons Learned, die Entwicklung zukünftiger Krisenmanagementpläne, und die Unterstützung der Mitarbeitenden beim Übergang in den Betrieb nach der Krise.

Wie bereiten wir uns in der Pharmaindustrie auf Krisen vor? Strategien des Krisenmanagements in der Pharmaindustrie

Durchführung von Risikoidentifikation und -bewertung.

HR-Fachkräfte oder Risikoanalysten sollten mögliche, unternehmens- oder branchenspezifische Krisen identifizieren, wie z. B. Lieferkettenunterbrechungen, regulatorische Probleme und Datenschutzverletzungen. Anschließend sollten sie die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen der Krise auf das Unternehmen bewerten. Der Schwerpunkt sollte auf hochrelevanten Krisen liegen, die den Betrieb stören, Produktverluste verursachen oder das Markenimage schädigen können.

Entwicklung eines Krisenmanagementplans.

Durch eine gründliche Analyse kann HR die Risiken und Szenarien identifizieren. Es sollten geeignete Pläne zur Bewältigung einzelner Szenarien getroffen werden. Beispielsweise sollten Kommunikationspläne entwickelt werden, um festzulegen, wie interne und externe Kommunikation gehandhabt wird. Darüber hinaus sollte ein Entscheidungsrahmen etabliert werden. Ein Krisenmanagement-Team mit Vertreter:innen aus allen Abteilungen können ebenfalls Rollen zugewiesen werden.

Schulungen und Übungen durchführen.

Sobald ein Krisenmanagementplan erstellt wurde, sollte die Personalabteilung (HR) Schulungspläne für diese Maßnahmen erstellen. Alle Mitarbeitenden sollten ihre Rollen während einer Krise kennen. HR sollte außerdem nach jeder Schulungs- oder Übungseinheit Feedback einholen, um mögliche Probleme in den aktuellen Plänen zu identifizieren. Teilnehmerfeedback kann helfen, Schwachstellen im Plan aufzudecken, die anschließend behoben werden können.

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Business-Continuity-Planung durchführen.

Ein Business-Continuity-Plan sollte darlegen, wie das Unternehmen alle primären und kritischen Abläufe während einer Krise wiederherstellen kann. Dieser Plan sollte Remote-Arbeitsstrategien und mögliche Schichtpläne aufführen, die sofort umgesetzt werden können.

Eine Krisenkommunikationsstrategie entwerfen.

HR sollte eine Krisenkommunikationsstrategie überwachen. Dazu gehört Vorlagen für Botschaften zu erstellen, die verwendet werden können, um krisenbezogene Informationen an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren. HR solltekritische Fragen, Anfragen oder Probleme identifizieren, die Mitarbeitende haben könnten, und Kommunikationsvorlagen entwickeln, die diese ansprechen. Dies stellt eine schnelle Reaktion des Unternehmens sicher.

Den Schwerpunkt auf Bereitstellung von Ressourcen legen.

Eine weitere Hauptaufgabe von HR im Krisenmanagement ist das Wohlbefinden und die Unterstützung der Mitarbeitenden. Mitarbeitende wenden sich oft an HR, um ihrepsychische Gesundheit-Belange aufgrund von Druck oder Stress infolge einer Krise anzusprechen. In solchen Fällen sollte HR in der Lage sein, Unterstützung und Ressourcen bereitzustellen. Zum Beispiel sollten Wellness-Tage und Beratungsangebote angeboten werden. HR sollte gut definierte Protokolle haben, wie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden adressiert wird. Falls erforderlich, sollte HR auch flexible Arbeitsregelungen anbieten, für die Vorbereitungen nötig sind.

Mitarbeiterbindung und Moral ansprechen.

HR sollte Mitarbeitende während einer Krise kontaktieren, um deren Engagement und Moral zu erfassen. Sie sollten Mitarbeitende unterstützen und anerkennen, die Hilfe benötigen, sowie diejenigen, die über das Erwartete hinaus anderen oder dem Unternehmen während einer Krise helfen. Diese Anerkennung und die anschließenden Maßnahmen können eine positive Reaktion fördern und die Mitarbeitendenmoral stärken.

Zum Abschluss dieser Diskussion betone ich, dass Pharmaunternehmen besonders anfällig für Krisen sind, da sie strenge regulatorische Anforderungen erfüllen müssen, mit verschiedenen Interessengruppen jonglieren und komplexe Lieferketten über mehrere Regionen hinweg managen müssen. 

Folglich ist Krisenmanagement ein entscheidender Aspekt jedes Pharmaunternehmens. HR-Fachkräfte sind in jedem Unternehmen die Ersthelfer bei einer Krise. Sie sind damit beauftragt, geeignete Krisenmanagementpläne und -prozesse zu entwickeln und umzusetzen sowie mit internen und externen Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Ein guter Krisenmanagementplan kann die langfristigen Auswirkungen einer Krise verringern und die Geschäftskontinuität sicherstellen. Wie dieser Artikel hervorgehoben hat, sind Krisenmanagementstrategien relativ einfach, sollten jedoch frühzeitig umgesetzt werden, um Erfolg zu gewährleisten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Warum ist effektives Krisenmanagement wichtig?

Effektives Krisenmanagement seitens HR ist wichtig, weil es die Unterbrechung der täglichen Abläufe verhindert, die Mitarbeitendenmoral aufrechterhält, die Geschäftskontinuität sichert und rechtliche sowie finanzielle Folgen reduziert.

2. Wie kann sich HR im Vorfeld auf eine Krise vorbereiten?

HR-Fachkräfte oder -Abteilungen können sich auf eine Krise vorbereiten, indem sie Bewertungen durchführen, Reaktionspläne entwickeln und Mitarbeitende zu Krisenplänen schulen. Diese sollten schrittweise umgesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder und Mitarbeitenden vorbereitet sind, eine Krise zu bewältigen.

3. Was sind die Nachteile, wenn Krisenmanagement vernachlässigt wird?

Schlechtes Krisenmanagement kann kurz- und langfristig schwere Folgen für das Unternehmen haben. Zum Beispiel kann es zu Unterbrechungen im Tagesgeschäft kommen, was die Produktivität und Produktionskapazität verringern kann, wodurch Umsatz oder Produktqualität sinken und langfristige Konsequenzen wie Verlust der Marktkapitalisierung und des Markenrufs entstehen.