Evolving Pharma Inspections: Hybrid Audit Insights from Parexel Veteran Dr. Siegfried Schmitt

Pharma Now: Hallo, wir sind hier mit Dr. Siegfried Schmitt. Er ist Vice President bei Parexel Consulting. Danke, dass Sie hier sind.

Dr. Siegfried: Danke, danke, dass ich hier sein darf. Ich möchte kurz meine Laufbahn in der Branche vorstellen. Ich bin seit über 35 Jahren in der Pharmaindustrie tätig und habe Positionen in der Herstellung und Qualitätssicherung innegehabt. Ich habe für mehrere Beratungsunternehmen gearbeitet, und in diesem Monat habe ich 18 Jahre bei Parexel erreicht, wo ich strategische Beratungsleistungen für unsere Kunden erbringe. 

Ich finde diese Rolle besonders interessant, weil wir den gesamten Lebenszyklus abdecken, von der klinischen Phase über den Marktzugang bis hin zur Post-Marketing-Phase und von Ingenieurwesen über Betrieb, Qualität und Regulatory Affairs. Ein Teil meiner Aufgabe besteht auch darin, weltweit Audits durchzuführen. Die Unternehmen, die ich auditiere, reichen von Klinik- und Sponsorstandorten bis hin zu Produktions- und Vertriebsstätten.

Pharma Now: Klingt nach einem Fundus an Erfahrung. Eines der Dinge, die Ihr Unternehmen jetzt macht, sind Hybrid-Audits. Können Sie unserem Publikum erklären, was genau ein Hybrid-Audit ist und warum die Branche zu diesem Modell übergeht bzw. bereits übergegangen ist?

Dr. Siegfried: Richtig, ja. Ich denke, der beste Weg, das zu erklären, ist mit dem, was ein klassisches Audit ist, nämlich ein persönliches Vor-Ort-Audit. Audits sind Teil des Due-Diligence-Prozesses; man will feststellen, ob ein Unternehmen geeignet und in der Lage ist, die Aufgabe auf konforme Weise zu erfüllen.

Die COVID-Pandemie war ein bedeutender Auslöser dafür, dass die Industrie und die Aufsichtsbehörden überdenken mussten, wie Audits durchgeführt werden, und sie förderte Remote-Audits, also Audits per Videolink. Es ist jedoch schwierig, Dokumentationen umfassend zu prüfen oder Arbeitspraktiken per Video zu beobachten. Genau hier kam das Hybrid-Modell ins Spiel.

Ein Hybrid-Audit ist eine Kombination aus Vor-Ort-, persönlichen Audits und Remote-Audits. Das heißt, zumindest zeitweise ist jemand physisch vor Ort, während andere Elemente remote durchgeführt werden.

Pharma Now: Der Hauptunterschied zwischen einem Hybrid- und einem traditionellen Audit ist also, dass ein Teil des Prozesses remote durchgeführt wird. Wie wirkt sich das auf die Einreichung von Dokumenten und die Prüfung von Nachweisen aus?

Dr. Siegfried: Dokumentationen in jedem Unternehmen sind maßgeschneidert und einzigartig. Keine zwei Unternehmen haben exakt dieselbe Dokumentation. Das bedeutet, ein Auditor muss immer Erklärungen anfordern, um den Inhalt und den Kontext dessen, was dokumentiert wurde, wirklich zu verstehen.

Wenn man vor Ort ist, ist es recht einfach, auf eine Passage in einem Dokument zu zeigen und jemanden um Klarstellung zu bitten. Für jemanden, der Dokumente remote prüft, ist das offensichtlich nicht so einfach. In der Regel reicht es nicht aus, einfach ein Dokument an einen Remote-Auditor zu senden; man muss möglicherweise erläuternde Hinweise als Teil der Einreichung beifügen.

Pharma Now: Das hängt mit einer breiteren Transformation in vielen Branchen zusammen, nicht nur in der Pharmaindustrie, hin zur Digitalisierung nahezu jeder Prozedur. In der Pharma- und Life-Sciences-Branche beschleunigt sich dieser Wandel. Damit gehen jedoch viele Missverständnisse einher. Wenn Sie das häufigste Missverständnis über Hybrid-Audits benennen müssten, welches wäre das?

Dr. Siegfried: Eine der Hauptannahmen ist, dass Hybrid-Audits günstiger sind, insbesondere da die Pandemie sie ausgelöst hat. Die Logik ist, dass man Reise- und Unterkunftskosten spart, anstatt jemanden vor Ort einzufliegen. Und ja, das trifft bis zu einem gewissen Grad zu.

Die Kosteneinsparungen werden jedoch häufig durch den erhöhten Aufwand zur Durchführung eines Hybrid-Audits ausgeglichen. Diese Audits sind komplexer und zeitaufwendiger zu koordinieren. Daher muss man bei der Annahme von Gesamtkosteneinsparungen sehr vorsichtig sein. Häufig gibt es diese Einsparungen nicht.

Pharma Now: Das ist ein wichtiger Punkt. Und in Bezug auf die Durchführung: Wie sollten sich Unternehmen auf eine Hybrid-Inspektion vorbereiten? Ich nehme an, der Prozess unterscheidet sich deutlich von einem traditionellen Audit.

Dr. Siegfried: Da haben Sie recht. Und das war eine der größten Herausforderungen, als Hybrid-Audits erstmals begannen; es gab keine etablierten Verfahren. Sie müssen den Prozess verfahrensmäßig festlegen. Das bedeutet, die richtigen SOPs und die richtige technologische Infrastruktur zu haben.

Sie sollten in der Lage sein, große Datenpakete sicher zwischen Standorten und zwischen Auditor und Auditierten zu übertragen. Aber Technologie allein reicht nicht aus; die Menschen, die sie verwenden, müssen geschult werden. Sie müssen verstehen, wie Datenübertragungen sicher und effizient gehandhabt werden und wie die eingesetzten Werkzeuge zu bedienen sind.

Pharma Now: Da wir bei der Technologie sind: Eine weitere Herausforderung der Digitalisierung ist der Zugang zu den richtigen Werkzeugen. Welche Art von Technologien oder digitalen Tools würden Sie für Remote-Inspektionen empfehlen?

Dr. Siegfried: Ein starkes Signal und ausreichende Bandbreite sind unerlässlich, wenn man versucht, Abläufe über einen Videolink zu zeigen; das ist oft eine Herausforderung, selbst bei einem einfachen Zoom-Call. Darüber hinaus benötigen Sie jedoch die richtige Kameraausrüstung und jemanden mit Erfahrung.

Ich habe gesehen, wie Leute versucht haben, Remote-Touren mit Mobiltelefonen durchzuführen. Das Ergebnis ist oft verwackeltes, unscharfes Filmmaterial. Außerdem sieht die aufzeichnende Person in der Regel nicht, was der Auditor am anderen Ende sieht.

Deshalb empfehle ich statt eines Mobiltelefons den Einsatz z. B. einer Headset-Kamera. Ich habe gesehen, dass diese in diesem Kontext sehr gut funktionieren; sie bieten Stabilität, Fokus und ermöglichen eine nahtlosere Fernbeobachtung.

Pharma Now: Wenn man es ausspricht, erscheint es ziemlich offensichtlich, dass man eine gute Verbindung und geeignete Ausrüstung braucht, um diese Audits durchzuführen, aber in Wirklichkeit sind nicht alle Unternehmen intern darauf vorbereitet. Daher wird dies Teil der Gesamtvorbereitung.

Dr. Siegfried: In der Tat. Und in vielen Ländern erlauben Datenschutzgesetze nicht die Videoaufzeichnung von Personen ohne deren Einwilligung. Sie können also nicht einfach durch ein Labor gehen und jedem seine Gesichtszüge einem entfernten Auditor zeigen. Wenn Sie hingegen persönlich vor Ort sind, können Sie frei herumgehen und beobachten; dem steht nichts im Wege. Das bedeutet, dass interne Audit‑Programme erstens sicherstellen müssen, dass die Bedürfnisse der Auditoren abgedeckt sind und zweitens, dass Datenschutzvorschriften nicht verletzt werden.

Pharma Now: Richtig. Unternehmen müssen also ihre internen Audit‑Verfahren aktualisieren. Welchen häufigsten Fehler haben Sie diesbezüglich beobachtet?

Dr. Siegfried: Viele Unternehmen verfügen heute über ausgezeichnete Technik. Aber wie ich schon sagte, sind die meisten Dokumente nicht selbsterklärend. Wenn ein Auditor ein bestimmtes Detail sucht, das auf Seite 39 eines 60‑seitigen Dokuments steht, machen Unternehmen oft den Fehler, das gesamte Dokument zu schicken. Stattdessen sollten sie entweder nur die relevante Seite senden oder markieren, wo die Information zu finden ist: „Dieser Absatz auf dieser Seite enthält, wonach Sie suchen.“ Das spart viel Zeit.

Pharma Now: Das beschleunigt den Prozess. Aus der Perspektive von Aufsichtsbehörden wie der FDA, EMA, MHRA oder anderen: Worin besteht der Unterschied in ihren Erwartungen oder Herangehensweisen zwischen einer regulären Prüfung und einer Hybrid‑Prüfung?

Dr. Siegfried: Grundsätzlich werden alle Prüfungsformen, einschließlich Hybrid‑Prüfungen, von den Regulatoren inzwischen akzeptiert, vorausgesetzt, die Unternehmen verfügen über geeignete Verfahren. Allerdings verlangen einige Behörden, insbesondere in der Europäischen Union, noch immer spezifische Vor‑Ort‑, persönliche Audits für kritische Tätigkeiten wie aseptische Herstellung. Sie argumentieren, man könne die Situation nie vollständig beurteilen, wenn man nicht physisch vor Ort ist.

Pharma Now: Das ist nachvollziehbar. Abgesehen von jenen Verfahren, die strikt persönliche Audits erfordern: Haben sich die Erwartungen an die entfernten Teile von Prüfungen verändert? Fordern sie mehr Nachweise oder detailliertere Dokumentation, oder ist es größtenteils gleich geblieben?

Dr. Siegfried: Ich denke, es ist weitgehend gleich. Ich habe diesbezüglich nicht viele Veränderungen beobachtet.

Pharma Now: Okay. Können Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche Hybrid‑Prüfung nennen, an der Sie teilgenommen oder die Sie beobachtet haben, und was sie erfolgreich machte?

Dr. Siegfried: Es tut mir leid, aber ich kann mich an keine Hybrid‑Prüfung erinnern, an der ich beteiligt war und die vollständig zufriedenstellend war. Es gab immer technische Herausforderungen. Nicht, dass sie nicht zu überwinden gewesen wären, aber sie waren stets vorhanden, was für den Auditor etwas frustrierend ist.

Pharma Now: Ja, wenn Sie es so aussprechen, wird deutlich, dass dies ein komplexer Prozess ist. Daher ist es verständlich, dass von Zeit zu Zeit Probleme auftauchen. Eine fehlerfreie Vorgehensweise ist schwer zu erreichen. Wenn Sie jedoch den größten Nachteil von Hybrid‑Prüfungen allgemein benennen müssten?

Dr. Siegfried: Ich denke, es gibt zwei Hauptprobleme. Erstens: Stellen Sie sich vor, Sie sind in einer Produktionsumgebung und möchten dem Auditor ein Logbuch zeigen. Sie müssen es stabil und klar darstellen, ohne zu wackeln oder ständig rein- und rauszuzoomen, was technisch herausfordernd ist. Das zweite Problem ist etwas, das man einfach nicht per Video replizieren kann: menschliches Verhalten. Wenn man physisch anwesend ist, kann man Körpersprache beobachten, wie Menschen miteinander interagieren, wie wohl sie sich zu fühlen scheinen – jene subtilen Hinweise, die ein vollständiges Bild ergeben. In einem Hybrid‑Setup erleben die entfernten und die vor Ort befindlichen Auditoren sehr unterschiedliche Eindrücke.

Pharma Now: Das ergibt Sinn. Man sieht gewissermaßen zwei Versionen derselben Realität. Könnten Technologien wie KI oder maschinelles Lernen helfen, diese Lücke zu schließen?

Dr. Siegfried: KI wird sicherlich in vielen Bereichen untersucht und könnte hier irgendwann helfen. Aber im Moment ist es zu früh, um zu sagen, ob sie einen Einfluss auf Hybrid‑Audits haben wird. Es könnte so sein, aber wir sind noch nicht so weit.

Pharma Now: Verstanden. Zurück zur Idee mit zwei vor Ort und einem entfernten Auditor: Wie handhaben Sie Echtzeit‑Anfragen von beiden Seiten während einer Hybrid‑Inspektion? Ich stelle mir vor, die Kommunikation kann ziemlich hektisch werden.

Dr. Siegfried: Ja, das kann sie. Es gibt viele digitale Werkzeuge, und einige Unternehmen sind recht fortschrittlich im Testen und Anwenden dieser Tools. Aber nicht jedes Unternehmen ist gleichermaßen vorbereitet. Viele kleine oder mittelgroße Firmen betrachten Prüfungen eher als Unterbrechung ihres Tagesgeschäfts denn als Kernaufgabe.

Dennoch kann jedes Unternehmen, unabhängig von den Ressourcen, eines tun: nicht einfach ein Dokument senden und erwarten, dass der Auditor es selbst entschlüsselt. Stattdessen sollte man Anmerkungen hinzufügen, relevante Stellen hervorheben und den Auditor dahin führen, wo die entscheidenden Informationen stehen. Das erfordert nur geringen Aufwand, macht aber einen großen Unterschied.

Pharma Now: Das macht es eher zu einer geführten Durchsicht als zu einem Dokumenten‑Dump. Und wie Sie beschrieben haben, ist das System ständig im Wandel. Unternehmen übernehmen bessere Technologien und Werkzeuge, um Hybrid‑Prüfungen zu managen. Blicken wir fünf Jahre in die Zukunft: Mit welchen signifikanten Veränderungen in regulatorischen Inspektionen rechnen Sie?

Dr. Siegfried: Das übergeordnete Ziel für Unternehmen und Aufsichtsbehörden ist es, weniger, dafür aber effektivere Inspektionen zu haben. Digitale Werkzeuge werden dabei entscheidende Ermöglicher sein. Denken Sie einmal darüber nach: vor zehn Jahren waren hybride Audits praktisch undenkbar. Die Technologie war schlichtweg nicht vorhanden. Heute sind sie dank digitaler Fortschritte weit verbreitet. In fünf Jahren werden wir noch reibungslosere, schlankere hybride Inspektionen sehen — schneller, besser vorbereitet und stärker kollaborativ.

Pharma Now: Und wenn Sie QA-Managern in Unternehmen, die hybride Konzepte einführen wollen, nur einen einzigen Rat geben könnten — welcher wäre das?

Dr. Siegfried: Man muss immer die Vor- und Nachteile gegeneinander abwägen. Wie ich bereits sagte: kein Unternehmen ist wie das andere. Für einige kann es das perfekte Instrument sein, für andere nicht. Sie müssen die Vor- und Nachteile abwägen, sollten Ihre Entscheidung aber nicht allein von den Kosten abhängig machen.

Pharma Now: Ich möchte noch ein anderes Thema ansprechen, denn in unserem Vorgespräch haben Sie einen kritischen Punkt erwähnt, der mir vorher nie eingefallen ist: Palettenkontamination. Bitte führen Sie dieses unbemerkte Risiko ein und erklären Sie, warum es praktisch ist und wo die Gefahr liegt.

Dr. Siegfried: Wenn wir über Logistik sprechen, verwendet die Branche viele Paletten zum Transport von Waren. Überraschenderweise ist ein Großteil der Logistikumgebung unreguliert, insbesondere in Bezug auf den Transport und die Lagerung von Arzneimitteln. Kontaminationen von Medikamenten in der Lieferkette werden typischerweise durch das gemeinsame Transportieren anderer Waren im selben Fahrzeug oder Container verursacht, können aber auch von den Holzpaletten stammen, auf denen die Waren transportiert werden.

Pharma Now: Also sprechen wir davon, dass Holzpaletten das Produkt kontaminieren. Wie genau sieht diese Kontamination aus?

Dr. Siegfried: Es sind nicht die Splitter. Das Risiko besteht darin, dass Holz Feuchtigkeit aufnehmen und z. B. Schimmel wachsen lassen kann. Unbehandelte Holzpaletten bergen Risiken, weil Pilze oder Schädlinge ins Holz eindringen können. Bleibt das Holz unbehandelt, können diese Organismen die darauf gelagerten Waren beeinträchtigen. Ein weiteres Problem ist das Fehlen von Segregation, also das Mischen guter und schlechter Paletten im selben Fahrzeug oder Container — das sollten Sie auf jeden Fall vermeiden.

Pharma Now: Das leuchtet vollkommen ein. Was empfehlen Sie also für Pharmaunternehmen in Bezug auf SOPs oder Kontrollen, um palettenbezogene Kontaminationen proaktiv zu erkennen?

Dr. Siegfried: Paletten werden üblicherweise behandelt, vorzugsweise wärmebehandelt, um Insekten, Schimmel oder Pilze zu verhindern. Diese Paletten sind mit einem Stempel versehen, der die Art der Behandlung kennzeichnet. Prävention ist entscheidend. Sie sollten sicherstellen, dass nur die richtigen Paletten verwendet werden, denn in der Regel lässt sich das Medikament nicht wiederherstellen, sobald eine Kontamination eingetreten ist. Das bedeutet, dass Ihr Personal darin geschult sein sollte, zu erkennen, ob eine Palette ordnungsgemäß behandelt wurde und sicher verwendet werden kann.

Pharma Now: Aber wie testet man das? Sie erwähnten das Risiko der Kreuzkontamination zwischen behandelten und unbehandelten Paletten. Selbst wenn eine Palette gestempelt ist, wie stellen Sie sicher, dass sie nicht kontaminiert ist? Führen Sie Oberflächenkontaminationstests durch?

Dr. Siegfried: Die Tests sind tatsächlich sehr einfach. Zuerst schauen Sie nach und prüfen, ob die Palette den erforderlichen Stempel hat. Zweitens riechen Sie, ob etwas nicht stimmt; ein Verderb hat meist einen Geruch. Ich habe nie andere Testmethoden gesehen, und diese grundlegenden sensorischen Kontrollen sind in der Regel ausreichend.

Pharma Now: Unterscheidet sich das Risiko je nach Art des transportierten Pharmazeutikums, z. B. feste Darreichungsformen versus Injektionspräparate?

Dr. Siegfried: Ja, es gibt gewisse Unterschiede. Sterile Arzneimittel sind typischerweise in Glasampullen oder -behältern verpackt, die eine stärkere Barriere bilden und das Kontaminationsrisiko im Vergleich zu festen Darreichungsformen in Blistern oder Kartons verringern. Das bedeutet aber nicht, dass Kontaminationen unmöglich sind. In der Praxis lohnt es sich wahrscheinlich nicht, stark zu differenzieren, da die Logistik ein schnelllebiges Geschäft ist.

Pharma Now: Kommen FDA, EMA oder ähnliche Organisationen in Bezug auf Verpackung und Logistik ins Spiel? Tun sie etwas gegen dieses Problem?

Dr. Siegfried: Beispielsweise verlangen die US-Vorschriften — 21 CFR 211.56(c) — schriftliche Reinigungsverfahren, die darauf abzielen, Kontaminationen von Ausrüstung und Waren zu verhindern. Es wird nicht ausdrücklich auf Paletten hingewiesen. Es gibt weitere Vorschriften für Wirkstoffe und GMP, und auch dort werden Paletten wieder nicht spezifisch genannt. Aber natürlich muss alles, was Kontaminationen verursachen kann, verhindert werden, daher müssen wir Paletten berücksichtigen. Regelungen können keine vollständige Liste aller möglichen Kontaminationsrisiken enthalten.

Pharma Now: Verfügen Sie über ein reales Beispiel für eine Kontamination, die passiert ist und mit einer Holzpalette in Verbindung steht?

Dr. Siegfried: Ich kann das nicht mit Sicherheit sagen, ich habe persönlich kein solches Ereignis gesehen. Wir müssen uns jedoch darüber im Klaren sein, dass die meisten Mängelberichte niemals veröffentlicht werden. Ja, wir hören von Warning Letters, aber das ist nur ein winziger Bruchteil aller globalen Inspektionen und Feststellungen. Es ist also durchaus möglich, aber ich habe einfach kein konkretes Praxisbeispiel, das ich Ihnen zeigen könnte.

Pharma Now: Welche alternativen Materialien könnten anstelle von Holzpaletten verwendet werden? Könnten wir Metall oder andere Materialien einsetzen?

Dr. Siegfried: Man kann Kunststoff und Metall verwenden, und sie werden eingesetzt, vorwiegend innerhalb von Produktionsstätten oder Pharma-Lagern. In den meisten Fällen sind es Kunststoffpaletten. Ich habe beide gesehen, aber meistens Kunststoff. Sie sind teurer und schwerer im Vergleich zu Holz. Daher ist der allgemeine Transport keine tragfähige Option, sofern die Umgebung es nicht unterstützt. Die Verwendung einer Metallpalette neben einer Holzpalette macht keinen großen Unterschied. Die Umgebung und die Paletten müssen zusammenpassen.

Pharma Now: Also gibt es Alternativen auf dem Markt, aber sie sind schwierig umzusetzen, weil sie teurer und komplizierter zu verwalten sind.

Dr. Siegfried: Ja, die Logistik für den Einsatz im allgemeinen Transport wäre zu belastend. Es ist nicht nur kostspielig, es ist einfach nicht praktikabel.

Pharma Now: Was sollten Unternehmen also tun? Haben sie die Möglichkeit, einige Risikomanagementpraktiken in die Lieferkette zu integrieren, wie z. B. Risikoanalysen?

Dr. Siegfried: Wir müssen anerkennen, dass der Wert von Arzneimitteln enorm ist. Es ist bekannt, dass der Diebstahl und Verkauf von Arzneimitteln auf dem Schwarzmarkt profitabler ist als der Handel mit illegalen Drogen. Daher muss das Risiko angegangen werden, und Unternehmen müssen Risikoanalysen durchführen. Wie gesagt, man will vorbeugen. Viele Unternehmen setzen auf maßgeschneiderte Logistik, etwa dadurch, dass Arzneimittel nur in Fahrzeugen transportiert werden, die ausschließlich Arzneimittel befördern, nicht Lebensmittel, Ziegen oder anderes. Man darf kein Kontaminationsrisiko eingehen. Vermeidung und Prävention sind hier die Schlüsselbotschaften.

Pharma Now: Das ergibt vollkommen Sinn. Kann Technologie hierbei eine Rolle spielen? Können Blockchain oder ähnliche Technologien helfen, kontaminierte Produkte nachzuverfolgen?

Dr. Siegfried: Sie werden überwiegend für die Rückverfolgbarkeit eingesetzt, um zu wissen, wo die Waren sind. Das ist alles, soweit ich gesehen habe.

Pharma Now: Damit im Falle einer Kontamination ein besseres Verständnis und eine Nachverfolgbarkeit des spezifischen Produkts besteht, das betroffen war?

Dr. Siegfried: Genau.

Pharma Now: Sehen Sie Veränderungen in der Zukunft oder gibt es Initiativen, um diese Risiken zu bewältigen, oder wird dies etwas sein, das die aktuellen Logistikunternehmen nach und nach angehen?

Dr. Siegfried: Wir sehen einen Trend, besonders bei Logistikanbietern, mehr auf Pharma fokussierte Dienstleistungen anzubieten, insbesondere in Luftfracht und Straßentransport, weniger im Seefrachtbereich. Angesichts des Werts von Pharmawaren ist es machbar, spezialisierte Dienstleistungen statt generischer anzubieten. 

Wir haben mehrere industriegetriebene Initiativen gesehen, bei denen Häfen, Logistikunternehmen, Spediteure usw. zusammenkommen, um standardisierte Dienstleistungen zu schaffen. Wie ich erwähnte, wird viel davon nicht von MHRA, FDA usw. reguliert, daher muss die Initiative aus der Branche kommen, um höhere Standards zu erreichen.

Pharma Now: Auf jeden Fall. Es muss von innen heraus kommen. Das ist sinnvoll.

Danke, Siegfried, für Ihre wertvollen Einsichten. Das war sehr informativ, und wir schätzen Ihre Zeit heute bei Pharma Now.

Dr. Siegfried: Danke. Danke, dass Sie mich eingeladen haben.