Evolución de las inspecciones farmacéuticas: Perspectivas sobre auditorías híbridas del veterano de Parexel, Dr. Siegfried Schmitt

Pharma Now: Hola, estamos aquí con el Dr. Siegfried Schmitt. Es el Vicepresidente en Parexel Consulting. Gracias por estar aquí.

Dr. Siegfried: Gracias, gracias por invitarme. Me gustaría presentar brevemente mi trayectoria en la industria. He estado en la industria farmacéutica por más de 35 años y he desempeñado funciones en fabricación y aseguramiento de la calidad. He trabajado para varias empresas que brindan servicios de consultoría, y este mes cumplí 18 años en Parexel, donde ofrezco servicios de consultoría estratégica a nuestros clientes. 

Encuentro este puesto particularmente interesante porque abarcamos todo el ciclo de vida, desde lo clínico hasta el acceso al mercado y el postcomercialización, y desde la ingeniería hasta las operaciones, la calidad y los asuntos regulatorios. Una parte de mi función también implica realizar auditorías en todo el mundo. Las empresas que audito van desde centros clínicos y sitios patrocinadores hasta instalaciones de fabricación y distribución.

Pharma Now: Parece una gran experiencia. Una de las cosas que su empresa está haciendo ahora son las auditorías híbridas. ¿Podría explicar a nuestra audiencia qué es exactamente una auditoría híbrida y por qué la industria se está inclinando, o ya se ha inclinado, hacia este modelo?

Dr. Siegfried: Correcto, sí. Creo que la mejor manera de explicarlo es empezar por lo que es una auditoría clásica, a saber, una auditoría presencial, en el sitio. Las auditorías son parte del proceso de diligencia debida; se quiere determinar si una empresa es adecuada y capaz de realizar el trabajo de manera conforme.

La pandemia de COVID fue un desencadenante importante para que la industria y las agencias regulatorias reconsideraran cómo se realizan las auditorías, impulsando las auditorías remotas, es decir, auditorías realizadas mediante enlace de video. Sin embargo, es difícil revisar a fondo la documentación u observar las prácticas de trabajo a través de video. Ahí es donde surgió el modelo híbrido.

Una auditoría híbrida es una combinación de auditoría presencial, in situ, y auditoría remota. Así que, al menos durante una parte del tiempo, alguien estará físicamente presente en el sitio, mientras que otros elementos se llevan a cabo de forma remota.

Pharma Now: Entonces la diferencia principal entre una auditoría híbrida y una tradicional es que parte del proceso se realiza de forma remota. ¿Cómo afecta eso la presentación de la documentación y la revisión de evidencias?

Dr. Siegfried: La documentación en cualquier empresa es personalizada y única. No hay dos empresas que tengan exactamente la misma documentación. Eso significa que un auditor siempre necesitará pedir explicaciones para comprender realmente el contenido y el contexto de lo que se ha documentado.

Cuando estás en el sitio, es bastante fácil señalar un pasaje en un documento y pedir a alguien que lo aclare. Pero para quien revisa la documentación de forma remota, eso obviamente no es tan sencillo. Normalmente no basta con simplemente enviar un documento a un auditor remoto; puede que también necesites incluir notas explicativas como parte de la presentación.

Pharma Now: Esto se relaciona con una transformación más amplia en las industrias, no solo en la farmacéutica, hacia la digitalización de casi todos los procedimientos. En los sectores farmacéutico y de ciencias de la vida, este cambio se está acelerando. Pero con ello surgen muchas ideas erróneas. Entonces, si tuviera que identificar la idea errónea más común sobre las auditorías híbridas, ¿cuál sería?

Dr. Siegfried: Una de las suposiciones clave es que las auditorías híbridas son más baratas, particularmente desde que la pandemia las impulsó. La lógica es que se ahorra en viajes y alojamiento en lugar de volar a alguien al sitio. Y sí, eso es cierto hasta cierto punto.

Sin embargo, los ahorros de costes a menudo se ven compensados por el mayor esfuerzo requerido para gestionar una auditoría híbrida. Estas auditorías son más complejas y consumen más tiempo de coordinación. Así que hay que ser muy cuidadoso al asumir un ahorro total de costes. A menudo, no lo hay.

Pharma Now: Ese es un punto importante. Y en términos de ejecución, ¿cómo deberían prepararse las empresas para una inspección híbrida? Imagino que el proceso es bastante diferente al de una auditoría tradicional.

Dr. Siegfried: Tiene razón. Y este fue uno de los mayores desafíos cuando comenzaron las auditorías híbridas; no había procedimientos establecidos. Necesitas proceduralizar el proceso. Eso significa tener los SOP adecuados y la infraestructura tecnológica correcta.

Debe poder transferir paquetes de datos grandes de forma segura entre sitios y entre el auditor y los auditados. Pero la tecnología por sí sola no es suficiente; las personas que la usan deben estar capacitadas. Deben entender cómo manejar las transferencias de datos de forma segura y eficiente, y cómo operar las herramientas implicadas.

Pharma Now: Ya que estamos en tecnología, otro desafío con la digitalización es el acceso a las herramientas adecuadas. ¿Qué tipo de tecnologías o herramientas digitales recomendaría para las inspecciones remotas?

Dr. Siegfried: Una señal fuerte y ancho de banda suficiente son esenciales si intentas mostrar operaciones a través de un enlace de video; eso suele ser un desafío, incluso durante una simple llamada por Zoom. Pero más allá de eso, necesitas el equipo de cámara correcto y a alguien con experiencia.

He visto personas intentar recorridos remotos usando teléfonos móviles. El resultado suele ser imágenes temblorosas y desenfocadas. Además, la persona que graba normalmente no ve lo que el auditor está viendo en el otro extremo.

Por eso, en lugar de usar un teléfono móvil, recomiendo usar algo como una cámara en un casco (headset camera). He visto que funcionan muy bien en este contexto; ofrecen estabilidad, enfoque y permiten una observación remota más fluida.

Pharma Now: Parece bastante obvio cuando lo dices en voz alta que necesitas una buena conexión y ... para realizar estas auditorías, pero en realidad no todas las empresas están preparadas para gestionarlo internamente. Así que se convierte en parte de la preparación general.

Dr. Siegfried: En efecto. Y en muchos países, las leyes de privacidad no permiten la captación de vídeo de personas sin su consentimiento. Así que no se puede simplemente recorrer un laboratorio y mostrar la cara de todos a un auditor remoto. Mientras que, si estás allí en persona, puedes recorrer y observar libremente; nada lo impide. Esto significa que los programas de auditoría interna deben garantizar, primero, que se satisfacen las necesidades de los auditores y, segundo, que no se infringen las normativas de privacidad.

Pharma Now: Exacto. Entonces las empresas tienen que actualizar sus procedimientos de auditoría interna. ¿Cuál es el error más común que ha encontrado usted en ese sentido?

Dr. Siegfried: Muchas empresas hoy en día disponen de una tecnología excelente. Pero, como mencioné antes, la mayoría de los documentos no son autoexplicativos. Si un auditor necesita un dato específico enterrado en la página 39 de un documento de 60 páginas, las empresas suelen cometer el error de enviar el documento completo. En su lugar, deberían o bien enviar solo la página relevante o anotar dónde está la información: “Este párrafo, en esta página, contiene lo que busca.” Eso ahorra mucho tiempo.

Pharma Now: Eso acelera el proceso. Desde la perspectiva de los organismos reguladores, como la FDA, la EMA, la MHRA u otros, ¿en qué difiere su enfoque o expectativas entre una auditoría regular y una auditoría híbrida?

Dr. Siegfried: En principio, todo tipo de auditorías, incluidas las híbridas, están ahora aceptadas por los reguladores, siempre que las empresas dispongan de procedimientos adecuados. Sin embargo, algunas agencias, particularmente en la Unión Europea, todavía requieren auditorías específicas in situ, presenciales, para operaciones críticas como la fabricación aséptica. Alegan que nunca se puede evaluar completamente la situación a menos que estés físicamente allí.

Pharma Now: Tiene sentido. Aparte de esos procedimientos que exigen estrictamente auditorías presenciales, ¿han cambiado las expectativas para las partes remotas de las auditorías? ¿Piden más pruebas o documentación detallada, o es básicamente lo mismo?

Dr. Siegfried: Creo que es lo mismo. No he observado mucho cambio en ese aspecto.

Pharma Now: De acuerdo. Entonces, ¿podría compartir un ejemplo de una auditoría híbrida exitosa en la que haya participado, presenciado u organizado y qué la hizo exitosa?

Dr. Siegfried: Siento decir que no recuerdo ninguna auditoría híbrida en la que haya estado involucrado que fuera completamente satisfactoria. Siempre hubo desafíos técnicos. No es que no pudieran superarse, pero siempre estaban presentes, lo que resulta algo frustrante para el auditor.

Pharma Now: Sí, queda claro cuando lo dices en voz alta; es un proceso complejo. Así que tiene sentido que surjan problemas de vez en cuando. Lograr un procedimiento impecable es difícil. Pero si tuviera que señalar la mayor desventaja de las auditorías híbridas en general, ¿cuál sería?

Dr. Siegfried: Creo que hay dos retos clave. Primero, imagina que estás en un entorno de fabricación y hay un cuaderno de registro que quieres mostrar al auditor. Necesitas mostrarlo con claridad, sin temblores ni hacer zoom constantemente, lo cual es técnicamente complicado. El segundo problema es algo que simplemente no se puede replicar por vídeo: el comportamiento humano. Cuando estás físicamente presente, puedes observar el lenguaje corporal, cómo interactúan las personas, qué tan cómodas parecen, esas señales sutiles que ayudan a formar una imagen completa. En una configuración híbrida, los auditores remotos y los presenciales experimentan cosas muy diferentes.

Pharma Now: Tiene sentido. Es como ver dos versiones de la misma realidad. ¿Podrían tecnologías como la IA o el aprendizaje automático ayudar a cerrar esa brecha?

Dr. Siegfried: La IA ciertamente se está explorando en muchas áreas y podría ayudar aquí con el tiempo. Pero en este momento es demasiado pronto para decir si tendrá impacto en la auditoría híbrida. Podría, pero aún no hemos llegado a eso.

Pharma Now: Entendido. Volviendo a la idea de tener dos auditores in situ y uno remoto, ¿cómo gestionan las solicitudes en tiempo real de ambos durante una inspección híbrida? Me imagino que la comunicación puede volverse bastante caótica.

Dr. Siegfried: Sí, puede serlo. Existen muchas herramientas digitales disponibles, y algunas empresas están bastante avanzadas en probarlas y aplicarlas. Pero no todas las empresas están igualmente preparadas. Muchas empresas pequeñas o medianas ven las inspecciones como interrupciones de su negocio habitual, en lugar de un foco central.

Aun así, algo que cualquier empresa puede hacer, independientemente de los recursos, es no limitarse a enviar un documento y esperar que el auditor lo descifre. En su lugar, añada anotaciones, resalte las secciones relevantes y guíe al auditor hacia donde está la información vital. Eso requiere un esfuerzo mínimo pero marca una gran diferencia.

Pharma Now: Eso lo convierte más en una revisión guiada que en un volcado de documentos. Y como ha descrito, todo este sistema parece estar en constante evolución. Las empresas están adoptando mejores tecnologías y herramientas para gestionar las auditorías híbridas. Mirando hacia el futuro, digamos dentro de cinco años, ¿qué cambios significativos espera en las inspecciones regulatorias?

Dr. Siegfried: El objetivo general para empresas y reguladores es tener menos inspecciones pero más efectivas. Las herramientas digitales serán facilitadores clave para lograrlo. Piénselo: hace diez años, las auditorías híbridas eran prácticamente inimaginables. La tecnología simplemente no estaba ahí. Pero hoy son comunes gracias a los avances digitales. En cinco años veremos inspecciones híbridas aún más fluidas y optimizadas, más rápidas, mejor preparadas y más colaborativas.

Pharma Now: Y si tuviera que dar solo un consejo a los responsables de Garantía de Calidad en empresas que buscan adoptar configuraciones híbridas, ¿cuál sería ese consejo?

Dr. Siegfried: Siempre hay que sopesar los pros y los contras. Como dije antes, no hay dos empresas iguales. Para algunas puede ser la herramienta perfecta y para otras no. Hay que ponderar ventajas y desventajas, pero no base su decisión únicamente en el coste.

Pharma Now: Quiero plantear otro tema porque durante nuestra conversación preliminar mencionó un punto crítico que nunca se me había ocurrido antes: la contaminación por palés. Me gustaría que presentara este riesgo invisible y explicara por qué es práctico y dónde radica el peligro.

Dr. Siegfried: Cuando hablamos de logística, la industria utiliza muchos palés para transportar mercancías. Sorprendentemente, gran parte del entorno logístico no está regulado, especialmente en lo relativo al transporte y almacenamiento de productos farmacéuticos. La contaminación de medicamentos en la cadena de suministro suele deberse al transporte conjunto de otros bienes en el mismo vehículo o contenedor, pero también puede provenir de los palés de madera sobre los que se transportan las mercancías.

Pharma Now: Así que hablamos de palés de madera que contaminan el producto. ¿Cuál es exactamente la naturaleza de esa contaminación?

Dr. Siegfried: No son las astillas. El riesgo es que la madera puede absorber humedad y desarrollar moho, por ejemplo. Los palés de madera sin tratar suponen riesgos porque hongos o plagas pueden perforar la madera. Si la madera permanece sin tratar, estos organismos pueden afectar los bienes almacenados encima. Otro problema es la falta de segregación, mezclar palés buenos con palés malos en el mismo vehículo o contenedor, algo que definitivamente debe evitarse.

Pharma Now: Tiene todo el sentido. Entonces, ¿qué sugiere para las farmacéuticas en términos de SOPs o comprobaciones para detectar proactivamente la contaminación relacionada con palés?

Dr. Siegfried: Los palés suelen tratarse, preferiblemente mediante tratamiento térmico para evitar insectos, moho u hongos. Estos palés están estampados con una marca que indica el tipo de tratamiento al que han sido sometidos.La prevención es clave. Debe asegurarse de que solo se utilicen los palés adecuados, porque normalmente no hay forma de recuperar la medicación una vez que ocurre la contaminación. Esto significa que su personal debe estar formado para reconocer si un palé ha sido tratado adecuadamente y es seguro para su uso.

Pharma Now: ¿Pero cómo lo prueba? Mencionó el riesgo de contaminación cruzada entre palés tratados y no tratados. Incluso si un palé está estampado, ¿cómo se asegura de que no está contaminado? ¿Realizan pruebas de contaminación superficial?

Dr. Siegfried: Las pruebas son en realidad muy sencillas. Primero, mire y compruebe si el palé tiene la estampilla requerida. Segundo, huela si hay algo mal; el deterioro suele tener olor. Nunca he visto que se utilicen otros métodos de prueba, y estas comprobaciones sensoriales básicas suelen ser suficientes.

Pharma Now: ¿El riesgo difiere según el tipo de producto farmacéutico que se transporte, por ejemplo formas sólidas frente a inyectables?

Dr. Siegfried: Sí, hay cierta diferencia. Los medicamentos estériles suelen envasarse en viales o contenedores de vidrio, que crean una barrera más sólida y reducen el riesgo de contaminación en comparación con formas de dosificación sólida en blísteres o cajas. Pero eso no significa que la contaminación sea imposible. En la práctica, probablemente no valga la pena diferenciar porque la logística es un negocio de ritmo rápido.

Pharma Now: ¿Entran en juego la FDA, la EMA u organizaciones similares respecto al embalaje y la logística? ¿Están haciendo algo sobre esta preocupación?

Dr. Siegfried: Por ejemplo, las regulaciones estadounidenses—21 CFR 211.56(c)—exigen procedimientos escritos de saneamiento diseñados para prevenir la contaminación de equipos y mercancías. No menciona específicamente a los palés. Existen otras regulaciones para sustancias farmacéuticas y GMP también, y de nuevo, no mencionan específicamente a los palés. Pero, por supuesto, cualquier cosa que pueda causar contaminación debe prevenirse, así que debemos tenerlos en cuenta.Las regulaciones no pueden incluir una lista completa de todos los posibles riesgos de contaminación.

Pharma Now: Entiendo. ¿Tiene un ejemplo del mundo real de una contaminación que haya ocurrido y esté vinculada a un palé de madera?

Dr. Siegfried: No puedo afirmarlo con seguridad, no he visto personalmente uno. Sin embargo, debemos entender que la mayoría de las sanciones nunca se hacen públicas. Sí, oímos hablar de cartas de advertencia, pero eso es una pequeña fracción de todas las inspecciones y observaciones a nivel mundial. Así que es bastante posible, pero simplemente no tengo un ejemplo práctico que mostrarle.

Pharma Now: ¿Qué materiales alternativos podrían usarse en lugar de palés de madera? ¿Podríamos usar metal u otros materiales?

Dr. Siegfried: Se pueden usar plástico y metal, y se están usando, principalmente dentro de instalaciones de fabricación o almacenes farmacéuticos. En la mayoría de los casos, son palés de plástico. He visto ambos, pero sobre todo plástico. Tienen un costo más alto y un peso adicional en comparación con la madera. Por lo tanto, el transporte general no es una opción viable a menos que el entorno lo permita. Usar un palé de metal junto a uno de madera no marca mucha diferencia. El entorno y los palés deben funcionar en conjunto.

Pharma Now: Así que hay alternativas disponibles en el mercado, pero son algo complicadas de implementar porque son más caras y más complejas de gestionar.

Dr. Siegfried: Sí, la logística de usarlos para transporte general sería demasiado gravosa. No solo es costoso, simplemente no es práctico.

Pharma Now: Entonces, ¿qué deberían hacer las empresas? ¿Tienen la oportunidad de integrar algunas prácticas de gestión de riesgos en la cadena de suministro, como la evaluación de riesgos?

Dr. Siegfried: Debemos reconocer que el valor de los productos farmacéuticos es fenomenal. Se sabe que robar y vender productos farmacéuticos en el mercado negro es más rentable que traficar con drogas ilegales. Por eso, el riesgo debe abordarse y las empresas deben realizar evaluaciones de riesgo. Como dije, hay que prevenir. Muchas empresas optan por logística a medida, como asegurar que los productos farmacéuticos se transporten únicamente en vehículos que transporten farmacéuticos, no alimentos, cabras o cualquier otra cosa. No quieres arriesgar ninguna contaminación. Evitar y prevenir son los mensajes clave aquí.

Pharma Now: Tiene todo el sentido. ¿Puede la tecnología jugar un papel en esto? ¿Pueden blockchain o tecnologías similares ayudar a rastrear productos contaminados?

Dr. Siegfried: Se usan predominantemente para trazabilidad, para saber dónde están las mercancías. Eso es todo, por lo que yo he visto.

Pharma Now: ¿Solo para que, en caso de contaminación, haya una mejor comprensión y trazabilidad del producto específico que fue expuesto?

Dr. Siegfried: Exactamente.

Pharma Now: ¿Ve algún cambio en el futuro, o hay iniciativas para manejar estos riesgos, o será algo que las empresas logísticas actuales irán abordando progresivamente?

Dr. Siegfried: Vemos una tendencia, especialmente entre los proveedores logísticos, a ofrecer servicios más enfocados en farmacéutica, particularmente en transporte aéreo y por carretera, menos en transporte marítimo. Dado el valor de los productos farmacéuticos, ofrecer servicios especializados en lugar de genéricos es viable. 

Hemos visto varias iniciativas impulsadas por la industria donde puertos, empresas logísticas, transportistas, etc., se unen para crear servicios estandarizados. Como mencioné, gran parte de esto no está regulado por la MHRA, FDA, etc., por lo que la iniciativa debe provenir de la industria para alcanzar estándares más altos.

Pharma Now: Claro. Es algo que debe surgir desde dentro. Tiene sentido.

Gracias, Siegfried, por sus valiosas perspectivas. Fue muy informativo y apreciamos su tiempo hoy en Pharma Now.

Dr. Siegfried: Gracias. Gracias por invitarme.