Come Schedule M si aspetta che le aziende farmaceutiche gestiscano i reclami e le reazioni avverse

Ogni azienda farmaceutica, per quanto ben gestita nelle sue operazioni, riceverà prima o poi un reclamo. Un paziente segnala un effetto collaterale imprevisto. Un rivenditore nota qualcosa di strano all'interno di una bottiglia di sciroppo. Un medico chiama per una compressa che si è sbriciolata nella confezione blister. Queste situazioni non sono solo questioni di servizio clienti; sono segnali di qualità e sicurezza su cui la legge richiede di intervenire.

La Sezione 6 dello Schedule M stabilisce un insieme chiaro e strutturato di regole per la gestione dei reclami e delle reazioni avverse ai farmaci (ADR) nelle strutture di produzione farmaceutica autorizzate in India. Copre tutto, dalla registrazione del primo reclamo alla notifica all'autorità di rilascio dell'autorizzazione quando viene rilevato qualcosa di grave. Rende inoltre obbligatorio un sistema di farmacovigilanza per ogni titolare di licenza.

Comprendere questi requisiti non riguarda solo la conformità normativa. Si tratta di costruire un sistema che protegga i pazienti e aiuti la vostra struttura a migliorare continuamente. Questo blog scompone i requisiti chiave, il processo di indagine e ciò che il vostro team deve fare per rimanere pienamente conforme.

Cosa copre esattamente la Sezione 6 dello Schedule M

La Sezione 6 contiene 11 requisiti specifici, numerati da 6.1 a 6.11, che insieme costituiscono un quadro completo per la gestione dei reclami e delle reazioni avverse ai farmaci. Questi requisiti riguardano:

1. Procedure scritte per la revisione dei reclami
2. Avere una persona responsabile designata
3. Indagare a fondo i difetti del prodotto
4. Verificare altri lotti quando viene riscontrato un difetto
5. Adottare azioni di follow-up, incluso il richiamo del prodotto quando necessario
6. Registrare tutte le decisioni e collegarle ai documenti di lotto
7. Analisi periodica delle tendenze dei reclami per rilevare schemi
8. Notificare all'autorità di rilascio dell'autorizzazione i problemi di qualità gravi
9. Mantenere un sistema di farmacovigilanza per la segnalazione delle ADR

Il primo requisito, la Sezione 6.1, stabilisce il tono per tutto il resto. Afferma che tutti i reclami e qualsiasi informazione su prodotti potenzialmente difettosi devono essere accuratamente riesaminati in conformità a procedure scritte, e che devono essere adottate azioni correttive. Questo non è opzionale. Se non si dispone di una procedura scritta, si è già non conformi.

La Sezione 6 è solo una parte di una revisione normativa molto più ampia.

Ecco tutto ciò che i produttori farmaceutici indiani devono sapere sullo Schedule M 2023.

→ Leggi: Le nuove norme GMP dell'India sono qui: tutto quello che bisogna sapere sullo Schedule M 2023

Tipi di reclami che rientrano nella Sezione 6

Non tutti i reclami sono uguali. Lo Schedule M copre quattro tipi principali:

Reclami di qualità riguardano difetti visibili, contaminazione, guasti di confezionamento e risultati di test fuori specifica. Questi sono i tipi più comuni e spesso scatenano indagini di laboratorio.

Reclami di efficacia si presentano quando un paziente o un professionista sanitario segnala che il prodotto non ha prodotto l'effetto terapeutico atteso. Questi possono indicare problemi di potenza o di formulazione.

Reclami di sicurezza riguardano effetti collaterali imprevisti o reazioni avverse. Questi sono strettamente collegati all'obbligo di farmacovigilanza previsto dalla Sezione 6.11.

Reclami normativi ed etichettatura includono etichettatura errata, il prodotto sbagliato in una confezione o persino il sospetto di contraffazione. Questi possono rapidamente trasformarsi in eventi normativi gravi.

Ogni tipo comporta un diverso livello di urgenza e un percorso investigativo differente. Sapere fin dall'inizio di quale tipo si tratta aiuta il vostro team a muoversi più rapidamente e a prendere decisioni migliori.

Il processo di indagine dei reclami in sei fasi

La Sezione 6 non si limita a dire "indagare i reclami"; richiede un processo strutturato e documentato ogni volta che viene ricevuto un reclamo relativo a un possibile difetto di prodotto. Ecco come funziona quel processo nella pratica:

Fase 1: Ricezione e Conferma di Ricevuta - Registrare ogni dettaglio al momento della ricezione del reclamo: nome del reclamante, data di ricezione, nome del prodotto, numero di lotto, natura del reclamo e se è disponibile un campione. Assegnare un numero di riferimento al reclamo e confermare la ricezione alla persona che l'ha segnalato.

Fase 2: Valutazione iniziale e classificazione - Classificare il reclamo per tipo (qualità, sicurezza, efficacia, etichettatura) e per livello di rischio. I reclami urgenti, in particolare quelli che comportano un potenziale rischio per la sicurezza del paziente, devono essere escalati immediatamente. In questa fase è inoltre necessario decidere se potrebbe essere necessario un richiamo del prodotto.

Fase 3: Conservare il campione di riferimento e il campione di riserva - Recuperare il campione di riserva del lotto coinvolto. Richiedere il campione della lamentela al reclamante. Se il difetto è confermato o fortemente sospetto, mettere il lotto in quarantena immediatamente.

Fase 4: Indagine di laboratorio completa - Testare sia il campione di lamentela sia il campione di riserva. Confrontare i risultati. Riesaminare il registro di produzione del lotto, i dati di processo e qualsiasi altro registro rilevante. Verificare se anche altri lotti della stessa produzione sono interessati, come richiesto dalla Sezione 6.6.

Fase 5: Analisi delle cause radice e CAPA - Identificare la causa più probabile del difetto usando strumenti quali l'analisi dei 5 Perché o un diagramma a lisca di pesce (Ishikawa). Implementare un piano di azione correttiva e preventiva (CAPA), monitorarne l'efficacia e riferire tutte le conclusioni ai registri di lotto pertinenti, come richiesto dalla Sezione 6.8.

Fase 6: Chiusura e segnalazione - Documentare tutte le decisioni e le misure adottate. Se richiesto, notificare l'autorità di concessione della licenza conformemente alla Sezione 6.10. Aggiornare il registro delle lamentele in modo che i dati alimentino il processo di trend.

Classificazione delle lamentele - Come viene determinata l'urgenza

Una delle cose più importanti che il vostro team deve decidere all'inizio del processo è quanto sia grave la lamentela. La Sezione 6 richiede che le lamentele siano classificate per rischio, e quella classificazione determina i tempi di risposta.

Classe I - Critica: Queste lamentele comportano un rischio serio e immediato per la salute del paziente. Esempi includono contaminazione da patogeni o sostanze tossiche, prodotto sbagliato trovato in una confezione, fallimento della sterilità in un iniettabile o sospetto di contraffazione. La risposta prevista è di avviare un richiamo entro 24-48 ore e notificare immediatamente l'autorità competente.

Classe II - Maggiore: Queste sono lamentele in cui il danno è possibile ma non necessariamente immediato. Prodotti sub-potenti o sovra-potenti, contaminazione fisica significativa come particelle estranee, o degrado significativo del principio attivo rientrano in questa categoria. Il team dovrebbe valutare un richiamo entro 48-72 ore e notificare l'autorità se ne viene avviato uno.

Classe III - Minore: Queste riguardano problemi che è improbabile causino danno al paziente, difetti cosmetici di compresse, piccole variazioni di colore o problemi di confezionamento che non compromettono l'integrità o l'identità del prodotto. È prevista un'indagine standard entro 7-14 giorni, e un richiamo è improbabile ma deve comunque essere valutato.

Avere queste categorie definite nelle vostre procedure scritte prima che arrivi una lamentela significa che il team non perde tempo a decidere cosa fare sotto pressione.

Il controllo della famiglia di lotti, Sezione 6.6

Un requisito a volte trascurato è la Sezione 6.6. Quando un difetto viene identificato o anche solo sospettato in un lotto, siete tenuti a verificare se anche altri lotti, inclusi quelli che hanno utilizzato materiale reprocessato dal lotto difettoso, sono interessati.

Questo non è una questione di giudizio. È obbligatorio. In pratica, la vostra procedura dovrebbe includere una checklist di attivazione: non appena un difetto è confermato, avviare automaticamente una revisione della famiglia di lotti che copra tutti i lotti della stessa produzione o campagna di attrezzature.

L'esempio reale dal materiale di formazione lo illustra bene. In uno scenario ricorrente di compresse rotte che coinvolge Metformin 500mg in tre lotti, i dati di trend hanno rivelato che la forza di compressione era scesa al di sotto della specifica dopo che una camma è stata sostituita con una parte non OEM. Questo cambiamento aveva bypassato il processo di Change Control. Tutti e tre i lotti sono stati richiamati. Senza il controllo della famiglia di lotti, potrebbe essere stato individuato solo un lotto.

Trend delle lamentele, Sezione 6.9

Avere un registro delle lamentele non è sufficiente. La Sezione 6.9 richiede una revisione regolare dei registri delle lamentele per rilevare problemi specifici o ricorrenti che possano giustificare un richiamo di prodotti immessi sul mercato.

In pratica, questo significa:

1. Trend mensile per i prodotti attivi come minimo
2. Revisione trimestrale da parte del management QA
3. Soglie di allerta predefinite, per esempio tre o più lamentele simili entro 30 giorni, o qualsiasi singola lamentela di Classe I, che attivano automaticamente un'escalation
4. Dati annuali delle lamentele inclusi nell'Annual Product Quality Review (APQR)

I dati delle vostre lamentele dovrebbero essere collegati ai registri di lotto, al registro delle deviazioni, al registro CAPA, ai dati di stabilità e ai dati di monitoraggio del processo. Il trending dovrebbe essere un'attività trasversale che coinvolga i team QA, QC, Produzione e Regolatorio. E l'output, il rapporto di revisione del trend, deve essere formalmente firmato, riesaminato e su cui agire.

Quando questo sistema funziona come dovrebbe, intercetta problemi sistemici prima che singole lamentele si trasformino in un richiamo di prodotto.

I dati delle lamentele alimentano direttamente il vostro Annual Product Quality Review.

Ecco come QRM e le revisioni della qualità del prodotto sono strutturate ai sensi del Schedule M 2023.

→ Leggi: QRM e revisione della qualità del prodotto ai sensi dell'Allegato M 2023: una guida completa

Quando notificare l'autorità di concessione della licenza, Sezione 6.10

La Sezione 6.10 rende la notifica all'autorità obbligatoria, non opzionale, in situazioni specifiche. È necessario informare l'autorità di concessione della licenza quando si sta considerando qualsiasi azione a causa di:

1. Fabbricazione difettosa identificata o sospetta
2. Deterioramento del prodotto riscontrato nei campioni di stabilità o di mercato
3. Dubbio sulla purezza, potenza o identità di un prodotto immesso sul mercato
4. Qualsiasi altro serio problema di qualità sul mercato

È importante notificare l'autorità prima di avviare un richiamo volontario, non dopo. Questo è spesso frainteso. La notifica non è una formalità post-richiamo; è un passaggio che deve avvenire come parte del processo decisionale.

La Sezione 6.8 richiede inoltre che la decisione di non procedere al richiamo sia documentata con una giustificazione chiara. Non ogni reclamo darà luogo a un richiamo, ma le motivazioni alla base di ogni decisione devono essere registrate.

Farmacovigilanza - Sezione 6.11

La Sezione 6.11 introduce un requisito che va oltre la gestione dei reclami: ogni titolare di autorizzazione deve avere un sistema di farmacovigilanza funzionante per raccogliere, processare e inoltrare le segnalazioni di reazioni avverse ai farmaci alle autorità di autorizzazione.

Si tratta di un obbligo distinto e separato dal processo di gestione dei reclami, anche se i due sono strettamente correlati. Ecco cosa deve coprire il sistema:

1. Un Pharmacovigilance Officer (PVO) designato che sia responsabile del sistema
2. Una SOP scritta per la raccolta e la segnalazione delle ADR
3. Segnalazione accelerata delle ADR gravi e inaspettate al CDSCO entro 15 giorni di calendario
4. Preparazione e invio dei Periodic Safety Update Reports (PSURs)
5. Un processo di rilevazione dei segnali per identificare schemi nei dati delle ADR nel tempo
6. Collaborazione con il programma di farmacovigilanza dell'autorità regolatoria

Le Sezioni 6.10 e 6.11 insieme creano ciò che il materiale formativo descrive come un obbligo doppio: è necessario notificare l'autorità di autorizzazione dei gravi problemi di qualità E mantenere un sistema di farmacovigilanza attivo. L'uno non sostituisce l'altro.

Un esempio utile: se tre pazienti segnalano una grave eruzione cutanea dopo aver assunto un antibiotico orale, e il prodotto è confermato genuino e nei limiti di specifica, il reclamo potrebbe non comportare un richiamo, ma l'ADR deve comunque essere valutata, documentata e segnalata tramite il sistema di farmacovigilanza. Il PSUR è stato aggiornato, la valutazione del segnale completata e l'obbligo di farmacovigilanza adempiuto, anche se non è stato trovato alcun difetto del prodotto.

Lacune comuni che portano alla non conformità

Ispezioni e audit interni segnalano frequentemente gli stessi problemi nei sistemi di gestione dei reclami. Essere consapevoli di essi aiuta a evitarli.

Chiudere i reclami senza confermare la qualità del prodotto.La Sezione 6.4 richiede che ogni indagine raggiunga una conclusione definitiva sul fatto che il prodotto fosse effettivamente difettoso. Scrivere "errore del paziente" o "uso improprio da parte dell'utente" senza testare il campione oggetto del reclamo e il campione di riserva non è accettabile.

Non verificare altri lotti.La Sezione 6.6 è un passaggio obbligatorio, non discrezionale. La SOP deve rendere la revisione della famiglia di lotti automatica ogni volta che viene confermato un difetto.

Non collegare i record dei reclami ai record di lotto.La Sezione 6.8 richiede che ogni decisione sia incrociata con il corrispondente registro di produzione del lotto. Se il vostro sistema di gestione dei reclami non lo fa automaticamente, deve essere fatto manualmente e verificato.

Non avere un sistema di farmacovigilanza o un PVO non formato.La Sezione 6.11 richiede un sistema attivo e funzionante, non solo un documento che dichiari la sua esistenza. Il PVO deve essere formato, le SOP sulle ADR devono essere aggiornate e il sistema dovrebbe essere testato con esercitazioni simulate almeno annualmente.

Analizzare le tendenze solo una volta l'anno.L'analisi mensile delle tendenze è il minimo previsto nella prassi. L'analisi annuale significa probabilmente perdere segnali emergenti finché non diventano abbastanza gravi da causare un richiamo.

Conclusione

La Sezione 6 di Schedule M è tra le sezioni più complete delle linee guida GMP aggiornate. Non si limita a dire di gestire i reclami, ma indica esattamente come farlo: chi deve essere responsabile, quali passi seguire, quando notificare l'autorità e che tipo di sistema è necessario per le reazioni avverse ai farmaci.

Per i produttori farmaceutici in India, costruire un solido sistema di gestione dei reclami e di farmacovigilanza non è un esercizio di conformità una tantum. È un processo continuo che influenza direttamente la qualità del prodotto, la sicurezza del paziente e la capacità di mantenere una licenza di produzione. Le aziende che trattano ogni reclamo come un'opportunità di miglioramento sono quelle che stanno al passo con i loro obblighi regolatori e proteggono i pazienti che dipendono dai loro prodotti.

FAQ

1. Qual è la differenza tra un reclamo di qualità e una reazione avversa ai farmaci secondo Schedule M? 

Un reclamo di qualità si riferisce a un problema con il prodotto fisico, difetti, contaminazione, errori di etichettatura o risultati fuori specifica. Una reazione avversa ai farmaci (ADR) è una risposta dannosa e non intenzionale a un medicinale assunto alla dose normale. Entrambi richiedono indagine, ma le ADR sono gestite specificamente tramite il sistema di farmacovigilanza ai sensi della Sezione 6.11.

2. È obbligatorio richiamare un prodotto ogni volta che si riceve un reclamo? 

No. Non ogni reclamo comporta un richiamo. La decisione dipende dalla natura e dalla gravità del difetto, da quanti lotti sono interessati e dal rischio per i pazienti. Tuttavia, ogni reclamo deve essere indagato e la decisione sul richiamo deve essere documentata con una giustificazione chiara.

3. Chi è responsabile della gestione dei reclami ai sensi di Schedule M? 

La Sezione 6.2 richiede la nomina di una persona responsabile designata con personale di supporto sufficiente per la gestione dei reclami. La Persona Autorizzata deve inoltre essere informata di tutti i reclami. Per le reazioni avverse ai farmaci, è richiesto un Pharmacovigilance Officer (PVO) designato ai sensi della Sezione 6.11.

4. Quando l'autorità di autorizzazione deve essere informata di un reclamo? 

La Sezione 6.10 richiede la notifica quando un produttore sta considerando azioni a causa di fabbricazione difettosa, deterioramento del prodotto, prodotto sospetto o qualsiasi altro grave problema di qualità. Questa notifica dovrebbe avvenire prima di avviare un richiamo volontario, non dopo.

5. Qual è la tempistica per la segnalazione di una ADR grave e inaspettata al CDSCO? 

Ai sensi della Sezione 6.11 e delle linee guida di farmacovigilanza applicabili, le reazioni avverse gravi e inattese devono essere segnalate al CDSCO entro 15 giorni di calendario dal momento in cui l'azienda è venuta a conoscenza dell'evento. Questo viene chiamato rapporto accelerato.