Évolution des inspections pharmaceutiques : perspectives sur les audits hybrides du vétéran de Parexel, le Dr Siegfried Schmitt

Pharma Now: Bonjour, nous sommes ici avec le Dr Siegfried Schmitt. Il est vice-président chez Parexel Consulting. Merci d’être avec nous.

Dr. Siegfried : Merci, merci de m’accueillir. J’aimerais présenter brièvement mon parcours dans l’industrie. Je travaille dans l’industrie pharmaceutique depuis plus de35 ans et j’ai occupé des postes en production et en assurance qualité. J’ai travaillé pour plusieurs entreprises fournissant des services de conseil, et ce mois-ci, j’ai atteint 18 ans chez Parexel, où je fournis des services de conseil stratégique à nos clients. 

Je trouve ce rôle particulièrement intéressant car nous couvrons l’ensemble du cycle de vie, de la phase clinique à l’accès au marché et au post-commercialisation, et de l’ingénierie aux opérations, à la qualité et aux affaires réglementaires. Une partie de mon rôle consiste également à réaliser des audits partout dans le monde. Les entreprises que j’audite vont des sites cliniques et des sites des promoteurs aux installations de fabrication et de distribution.

Pharma Now: On dirait une mine d’expérience. L’une des choses que votre entreprise met actuellement en œuvre est les audits hybrides. Pourriez-vous expliquer à notre audience ce qu’est exactement un audit hybride, et pourquoi l’industrie évolue, ou a déjà évolué, vers ce modèle ?

Dr. Siegfried : Tout à fait. Je pense que la meilleure façon de l’expliquer est de commencer par ce qu’est un audit classique, à savoir un audit en personne, sur site. Les audits font partie du processus de diligence raisonnable; on veut déterminer si une entreprise est adaptée et capable d’exécuter la tâche de manière conforme.

La pandémie de COVID a été un déclencheur important pour l’industrie et les agences réglementaires afin de reconsidérer la façon dont les audits sont réalisés, en incitant aux audits à distance, c’est‑à‑dire des audits effectués via une liaison vidéo. Cependant, il est difficile de revoir en profondeur la documentation ou d’observer les pratiques de travail via la vidéo. C’est là qu’intervient le modèle hybride.

Un audit hybride est une combinaison d’audit sur site, en personne, et d’audit à distance. Ainsi, au moins pendant une partie du temps, quelqu’un sera physiquement présent sur le site, tandis que d’autres éléments seront réalisés à distance.

Pharma Now: Donc la principale différence entre un audit hybride et un audit traditionnel est qu’une partie du processus est réalisée à distance. Quel impact cela a‑t‑il sur la soumission de la documentation et l’examen des preuves ?

Dr. Siegfried : La documentation dans chaque entreprise est sur mesure et unique. Aucune entreprise n’a exactement la même documentation. Cela signifie qu’un auditeur devra toujours demander des explications pour vraiment comprendre le contenu et le contexte de ce qui a été documenté.

Quand vous êtes sur site, il est assez facile d’indiquer un passage d’un document et de demander à quelqu’un de le clarifier. Mais pour quelqu’un qui examine la documentation à distance, ce n’est évidemment pas si simple. Il n’est généralement pas suffisant d’envoyer simplement un document à un auditeur à distance ; vous devrez peut‑être également inclure des notes explicatives dans la soumission.

Pharma Now: Cela s’inscrit dans une transformation plus large à travers les industries, pas seulement la pharma, vers la numérisation de presque toutes les procédures. Dans les secteurs pharmaceutique et des sciences de la vie, ce changement s’accélère. Mais cela entraîne aussi de nombreuses idées reçues. Donc, si vous deviez identifier la fausse idée la plus courante sur les audits hybrides, quelle serait‑elle ?

Dr. Siegfried : Une des principales hypothèses est que les audits hybrides sont moins coûteux, surtout depuis qu’ils ont été déclenchés par la pandémie. La logique veut que l’on économise sur les voyages et l’hébergement au lieu d’envoyer quelqu’un sur site. Et oui, c’est vrai dans une certaine mesure.

Cependant, les économies de coûts sont souvent compensées par l’effort accru nécessaire pour gérer un audit hybride. Ces audits sont plus complexes et prennent plus de temps à coordonner. Il faut donc être très prudent lorsqu’on suppose des économies globales. Souvent, il n’y en a pas.

Pharma Now: C’est un point important. Et en termes d’exécution, comment les entreprises devraient‑elles se préparer à une inspection hybride ? J’imagine que le processus est assez différent d’un audit traditionnel.

Dr. Siegfried : Vous avez raison. Et cela a été l’un des plus grands défis lorsque les audits hybrides ont commencé ; il n’y avait pas de procédures établies. Il faut formaliser le processus. Cela signifie avoir les SOP appropriées en place et la bonne infrastructure technologique.

Vous devez être capable de transférer de gros ensembles de données en toute sécurité entre sites et entre l’auditeur et les audités. Mais la technologie seule ne suffit pas ; les personnes qui l’utilisent doivent être formées. Elles doivent comprendre comment gérer les transferts de données de manière sécurisée et efficace, et comment utiliser les outils concernés.

Pharma Now: Puisque nous parlons technologie, un autre défi lié à la numérisation est l’accès aux bons outils. Quels types de technologies ou d’outils numériques recommanderiez‑vous pour les inspections à distance ?

Dr. Siegfried : Un signal fort et une bande passante suffisante sont essentiels si vous essayez de montrer des opérations via une liaison vidéo ; c’est souvent un défi, même lors d’un simple appel Zoom. Mais au‑delà de cela, il faut le bon équipement caméra et quelqu’un d’expérimenté.

J’ai vu des personnes tenter des visites à distance avec des téléphones portables. Le résultat est souvent des images tremblantes et floues. De plus, la personne qui enregistre ne voit généralement pas ce que l’auditeur voit à l’autre bout.

Donc, plutôt que d’utiliser un téléphone portable, je recommande d’utiliser quelque chose comme une caméra de type casque. J’ai vu ces systèmes bien fonctionner dans ce contexte ; ils offrent stabilité, mise au point et permettent une observation à distance plus fluide.

Pharma Now: Cela semble assez évident quand on le dit à voix haute : il faut une bonne connexion et du matériel pour mener ces audits, mais en réalité, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à gérer cela en interne. Cela devient donc une partie de la préparation globale.

Dr. Siegfried : En effet. Et dans de nombreux pays, les lois sur la vie privée n'autorisent pas l'enregistrement vidéo d'individus sans leur consentement. On ne peut donc pas simplement traverser un laboratoire et montrer le visage de tout le monde à un auditeur à distance. En revanche, si vous êtes présent sur place, vous pouvez vous promener et observer librement ; rien ne l'empêche. Cela signifie que les programmes d'audit interne doivent veiller, d'une part, à ce que les besoins des auditeurs soient satisfaits et, d'autre part, à ce que les règles de confidentialité ne soient pas enfreintes.

Pharma Now : Exact. Les entreprises doivent donc mettre à jour leurs procédures d'audit interne. Quelle est l'erreur la plus fréquente que vous avez rencontrée à cet égard ?

Dr. Siegfried : Beaucoup d'entreprises disposent aujourd'hui d'excellentes technologies. Mais comme je l'ai mentionné, la plupart des documents ne sont pas explicites. Si un auditeur a besoin d'une information spécifique cachée à la page 39 d'un document de 60 pages, les entreprises ont souvent le réflexe d'envoyer l'intégralité du document. Elles devraient plutôt envoyer uniquement la page concernée ou indiquer précisément où se trouve l'information : « Ce paragraphe, sur cette page, contient ce que vous cherchez. » Cela fait gagner beaucoup de temps.

Pharma Now : Cela accélère le processus. Du point de vue des autorités réglementaires, comme la FDA, l'EMA, la MHRA ou d'autres, quelle est la différence dans leur approche ou leurs attentes entre un audit classique et un audit hybride ?

Dr. Siegfried : En principe, tous les types d'audits, y compris les audits hybrides, sont désormais acceptés par les régulateurs, à condition que les entreprises disposent de procédures appropriées. Cependant, certaines agences, en particulier dans l'Union européenne, exigent encore des audits sur site, en personne, pour les opérations critiques telles que la fabrication aseptique. Elles soutiennent que l'on ne peut jamais évaluer pleinement la situation sans être physiquement présent.

Pharma Now : C'est logique. En dehors des procédures qui exigent strictement des audits en personne, les attentes ont-elles changé pour les volets à distance des audits ? Demandent‑ils plus de preuves ou de documents détaillés, ou est‑ce à peu près la même chose ?

Dr. Siegfried : Je pense que c'est la même chose. Je n'ai pas constaté beaucoup de changements à cet égard.

Pharma Now : D'accord. Pouvez‑vous partager un exemple d'audit hybride réussi que vous avez dirigé, observé ou auquel vous avez participé et ce qui l'a rendu réussi ?

Dr. Siegfried : Je suis désolé de le dire, mais je ne me rappelle pas d'un audit hybride auquel j'ai participé qui ait été entièrement satisfaisant. Il y a toujours eu des défis techniques. Ce n'est pas qu'ils ne pouvaient pas être surmontés, mais ils étaient toujours présents, ce qui est quelque peu frustrant pour l'auditeur.

Pharma Now : Oui, cela devient évident quand on l'exprime à voix haute : c'est un processus complexe. Il est donc normal que des problèmes surviennent de temps à autre. Avoir une procédure sans faille est difficile à atteindre. Mais si vous deviez identifier le principal inconvénient des audits hybrides en général ?

Dr. Siegfried : Je pense qu'il y a deux défis majeurs. D'abord, imaginez que vous êtes dans un environnement de production et qu'il y a un registre que vous voulez montrer à l'auditeur. Il faut l'afficher clairement, sans tremblements ni zooms incessants, ce qui est techniquement délicat. Le second problème est quelque chose que l'on ne peut tout simplement pas reproduire via la vidéo : le comportement humain. Lorsque vous êtes physiquement présent, vous pouvez observer le langage corporel, la façon dont les gens interagissent, leur aisance, ces indices subtils qui aident à former une image complète. Dans une configuration hybride, les auditeurs à distance et sur site vivent des expériences très différentes.

Pharma Now : C'est logique. C'est comme regarder deux versions de la même réalité. Des technologies comme l'IA ou l'apprentissage automatique pourraient‑elles aider à combler cet écart ?

Dr. Siegfried : L'IA est certainement explorée dans de nombreux domaines et pourrait éventuellement aider ici. Mais à ce stade, il est trop tôt pour dire si elle aura un impact sur l'audit hybride. Cela pourrait être le cas, mais nous n'y sommes pas encore.

Pharma Now : Compris. Pour revenir à l'idée d'avoir deux auditeurs sur site et un à distance, comment gérez‑vous les demandes en temps réel de chacun pendant une inspection hybride ? J'imagine que la communication peut vite devenir chaotique.

Dr. Siegfried : Oui, cela peut l'être. De nombreux outils numériques existent, et certaines entreprises sont assez avancées dans leur test et leur application. Mais toutes les entreprises ne sont pas également préparées. Beaucoup de petites ou moyennes entreprises considèrent les inspections comme des interruptions de leur activité habituelle, plutôt que comme un élément central.

Toutefois, une chose que toute entreprise peut faire, indépendamment des ressources, est de ne pas se contenter d'envoyer un document en laissant l'auditeur se débrouiller. Ajoutez des annotations, mettez en évidence les sections pertinentes et guidez l'auditeur vers l'endroit où se trouvent les informations vitales. Cela demande un effort minime mais fait une énorme différence.

Pharma Now : C'est davantage une revue guidée qu'un dépôt de documents. Et comme vous l'avez décrit, tout ce système semble en constante évolution. Les entreprises adoptent de meilleures technologies et outils pour gérer les audits hybrides. En regardant vers l'avenir, disons dans cinq ans, quels changements significatifs attendez‑vous dans les inspections réglementaires ?

Dr. Siegfried : L’objectif global pour les entreprises et les autorités de régulation est d’avoir moins d’inspections mais plus efficaces. Les outils numériques seront des facilitateurs clés pour y parvenir. Réfléchissez-y : il y a dix ans, les audits hybrides étaient pratiquement inimaginables. La technologie n’y était tout simplement pas. Mais aujourd’hui, ils sont courants grâce aux avancées numériques. Dans cinq ans, nous verrons des inspections hybrides encore plus fluides et rationalisées, plus rapides, mieux préparées et plus collaboratives.

Pharma Now: Et si vous ne deviez donner qu’un seul conseil aux responsables QA des entreprises qui souhaitent adopter des dispositifs hybrides, quel serait-il ?

Dr. Siegfried : Il faut toujours peser les avantages et les inconvénients. Comme je l’ai dit plus tôt, deux entreprises ne se ressemblent pas. Pour certaines, cela peut être l’outil parfait, pour d’autres non. Il faut évaluer les pour et les contre, mais ne basez pas votre décision uniquement sur le coût.

Pharma Now: Je souhaite aborder un autre sujet car, lors de notre conversation préliminaire, vous avez mentionné un point critique qui ne m’était jamais venu à l’esprit auparavant : la contamination par les palettes. J’aimerais que vous présentiez ce risque invisible et expliquiez pourquoi il est concret et où se situe le danger.

Dr. Siegfried : Lorsque l’on parle de logistique, l’industrie utilise beaucoup de palettes pour transporter des marchandises. De manière surprenante, une grande partie de l’environnement logistique est non réglementée, en particulier en ce qui concerne le transport et le stockage des produits pharmaceutiques. La contamination des médicaments dans la chaîne d’approvisionnement est généralement causée par le co-transport d’autres marchandises dans le même véhicule ou conteneur, mais elle peut aussi provenir des palettes en bois sur lesquelles les marchandises sont acheminées.

Pharma Now: Donc on parle de palettes en bois contaminant le produit. Quelle est exactement la nature de cette contamination ?

Dr. Siegfried : Ce ne sont pas les échardes. Le risque vient du fait que le bois peut absorber l’humidité et favoriser la croissance de moisissures, par exemple. Les palettes en bois non traitées présentent des risques car des champignons ou des parasites peuvent s’attaquer au bois. Si le bois reste non traité, ces organismes peuvent affecter les marchandises stockées dessus. Un autre problème est l’absence de séparation, le mélange de bonnes et de mauvaises palettes dans le même véhicule ou conteneur, ce que vous voulez absolument éviter.

Pharma Now: Cela a parfaitement du sens. Que suggérez-vous donc aux entreprises pharmaceutiques en termes de procédures opérationnelles standard ou de vérifications pour détecter de manière proactive la contamination liée aux palettes ?

Dr. Siegfried : Les palettes sont généralement traitées, de préférence par traitement thermique pour prévenir les insectes, les moisissures ou les champignons. Ces palettes sont estampillées avec une marque indiquant le type de traitement qu’elles ont subi. La prévention est essentielle. Vous devez vous assurer que seules les palettes adéquates sont utilisées car il n’y a généralement aucun moyen de récupérer le médicament une fois la contamination survenue. Cela signifie que votre personnel doit être formé pour reconnaître si une palette a été correctement traitée et est sûre à utiliser.

Pharma Now: Mais comment le testez-vous ? Vous avez mentionné le risque de contamination croisée entre palettes traitées et non traitées. Même si une palette est estampillée, comment vous assurez-vous qu’elle n’est pas contaminée ? Faites-vous des tests de contamination de surface ?

Dr. Siegfried : Les tests sont en fait très simples. D’abord, regardez et vérifiez si la palette porte le tampon requis. Ensuite, sentez s’il y a une odeur suspecte ; la détérioration dégage généralement une odeur. Je n’ai jamais vu d’autres méthodes de test utilisées, et ces contrôles sensoriels de base suffisent généralement.

Pharma Now: Le risque varie-t-il selon le type de produit pharmaceutique transporté, par exemple les formes solides par rapport aux injectables ?

Dr. Siegfried : Oui, il y a une certaine différence. Les médicaments stériles sont généralement conditionnés dans des flacons ou des conteneurs en verre, ce qui crée une barrière plus solide et réduit le risque de contamination par rapport aux formes posologiques solides emballées en blisters ou en cartons. Mais cela ne veut pas dire que la contamination est impossible. En pratique, il n’est probablement pas utile de faire une distinction car la logistique est un métier très dynamique.

Pharma Now: Les FDA, EMA ou des organismes similaires interviennent-ils en matière d’emballage et de logistique ? Font-ils quelque chose à propos de cette préoccupation ?

Dr. Siegfried: Par exemple, la réglementation américaine — 21 CFR 211.56(c) — exige des procédures de nettoyage écrites conçues pour prévenir la contamination des équipements et des marchandises. Elle ne mentionne pas spécifiquement les palettes. Il existe d’autres réglementations pour les substances médicamenteuses et les BPF également, et là encore, elles ne mentionnent pas spécifiquement les palettes. Mais bien sûr, tout ce qui peut provoquer une contamination doit être empêché, donc nous devons en tenir compte. Les réglementations ne peuvent pas inclure une liste complète de tous les risques de contamination possibles.

Pharma Now: Je comprends. Avez-vous un exemple concret de contamination qui s’est produite et qui est lié à une palette en bois ?

Dr. Siegfried: Je ne peux pas l’affirmer avec certitude, je n’en ai personnellement jamais vu. Cependant, il faut comprendre que la plupart des citations ne sont jamais rendues publiques. Oui, nous entendons parler de lettres d’avertissement, mais ce n’est qu’une infime fraction de toutes les inspections et observations mondiales. Il est donc tout à fait possible que cela se produise, mais je n’ai tout simplement pas d’exemple concret à vous montrer.

Pharma Now: Quels matériaux alternatifs pourraient être utilisés à la place des palettes en bois ? Pourrions‑nous utiliser du métal ou d’autres matériaux ?

Dr. Siegfried: Vous pouvez utiliser du plastique et du métal, et ils sont utilisés, principalement dans les installations de fabrication ou les entrepôts pharmaceutiques. Dans la plupart des cas, ce sont des palettes en plastique. J’ai vu les deux, mais surtout du plastique. Elles ont un coût plus élevé et un poids supplémentaire comparé au bois. Donc, le transport général n’est pas un choix viable à moins que l’environnement ne le permette. Utiliser une palette en métal à côté d’une palette en bois ne change pas grand‑chose. L’environnement et les palettes doivent fonctionner ensemble.

Pharma Now: Donc des alternatives existent sur le marché, mais elles sont un peu difficiles à mettre en œuvre parce qu’elles sont plus chères et plus compliquées à gérer.

Dr. Siegfried: Oui, la logistique pour les utiliser en transport général serait trop lourde. Ce n’est pas seulement coûteux, ce n’est tout simplement pas pratique.

Pharma Now: Que devraient faire les entreprises alors ? Ont‑elles la possibilité d’intégrer des pratiques de gestion des risques dans la chaîne d’approvisionnement, comme l’évaluation des risques ?

Dr. Siegfried: Il faut reconnaître que la valeur des produits pharmaceutiques est phénoménale. On sait que voler et revendre des produits pharmaceutiques sur le marché noir est plus rentable que de traficoter des drogues illégales. Donc, le risque doit être pris en compte, et les entreprises doivent réaliser des évaluations des risques. Comme je l’ai dit, il faut prévenir. Beaucoup d’entreprises optent pour une logistique sur mesure, comme s’assurer que les produits pharmaceutiques ne sont transportés que dans des véhicules dédiés aux produits pharmaceutiques, pas à la nourriture, aux chèvres, ou à autre chose. Vous ne voulez prendre aucun risque de contamination. Évitement et prévention sont les messages clés ici.

Pharma Now: C’est tout à fait logique. La technologie peut‑elle jouer un rôle là‑dessus ? La blockchain ou des technologies similaires peuvent‑elles aider à tracer les produits contaminés ?

Dr. Siegfried: Elles sont utilisées principalement pour la traçabilité, savoir où se trouvent les marchandises. C’est tout, d’après ce que j’ai vu.

Pharma Now: Juste pour qu’en cas de contamination, on comprenne mieux et qu’il y ait une traçabilité du produit spécifique exposé ?

Dr. Siegfried: Exactement.

Pharma Now: Voyez‑vous des changements à venir, ou y a‑t‑il des initiatives pour traiter ces risques, ou est‑ce quelque chose que les sociétés de logistique actuelles vont progressivement gérer ?

Dr. Siegfried: On observe une tendance, surtout parmi les prestataires logistiques, à offrir davantage de services axés sur la pharmacie, en particulier dans le fret aérien et le transport routier, moins dans le transport maritime. Étant donné la valeur des produits pharmaceutiques, proposer des services spécialisés plutôt que génériques est viable. 

Nous avons vu plusieurs initiatives pilotées par l’industrie où ports, sociétés logistiques, transporteurs, etc., se réunissent pour créer des services standardisés. Comme je l’ai mentionné, une grande partie de cela n’est pas régulée par la MHRA, la FDA, etc., donc l’initiative doit venir de l’industrie pour atteindre des standards plus élevés.

Pharma Now: Bien sûr. C’est quelque chose qui doit venir de l’intérieur. Cela a du sens.

Merci, Siegfried, pour vos précieuses observations. C’était très instructif, et nous vous remercions pour votre temps aujourd’hui sur Pharma Now.

Dr. Siegfried: Merci. Merci de m’avoir invité.